Es una junta donde están todos los presuntos implicados en un error. No sirve de nada, sale muy cara, solo arreglas la consecuencia, nunca la causa raíz.
El volumen de juntas para ver quién tuvo la culpa, es directamente proporcional al Desmadre Operativo.
Cada junta es carísima, porque se desperdicia el tiempo de los asistentes, por estar en la junta se deja descubierta la operación y el resultado siempre es una solución reactiva, con un equipo cansado de estar cuidándose las espaldas.
Como todo mundo sabe que el objetivo de la junta es encontrar un culpable, todos llegan en modalidad defensiva, es decir, preparados para demostrar que no son los culpables, en lugar de enfocados en resolver la causa raíz.
Entonces la junta se convierte en una serie de ataques, donde el culpable será el que no sepa cómo defenderse.
Esta situación genera un ambiente muy tóxico, donde no se trabaja como un todo, es aquí donde nacen los tradicionales: Ventas contra Administración. Operaciones contra Ventas y en general Todos contra Todos.
Como todos actúan de manera independiente, inevitablemente el Desmadre Operativo crece.
¿Por qué invitas a tanta gente a estas juntas?
La excusa que te das es: Para tener todos los pelos de la burra en la mano.
La razón real: No sabes qué está pasando, de dónde salió el problema y mucho menos cómo resolverlo.
En las juntas para ver Quién tuvo la Culpa, más personas es igual a más costo y menos resultados.
¿Cómo evitar estas juntas?
Lo primero es no convocarlas, si lo analizas, la mayoría de estas juntas las convocas tú, Director, estás tan acostumbrado a ellas que las convocas a toda hora, sin siquiera pensar si son necesarias.
Antes de convocar una junta, identifica con precisión cuál es el problema, de dónde surgió y cómo puedes resolverlo, apúntalo en una lista.
En vez de convocar en la sala de juntas, realiza una reunión en tu oficina, con dos o tres personas máximo, dependiendo del problema y su solución.
No empieces la junta con la pregunta ¿quién fue el culpable? Inicia con la pregunta ¿cómo resolvemos esta situación? Luego expones tu idea y dejas que las personas aporten, sugieran. Guíalos siempre a hablar de soluciones.
Cierra la junta con esta pregunta: ¿qué hacemos para evitar que esta situación pase de nuevo?
En la lista donde apuntaste el problema y su descripción, apunta también la solución y su descripción.
La próxima vez que ocurra un problema, recurre a tu lista, si ya había pasado, solamente delega la ejecución de la solución a la persona correspondiente, ya no hay necesidad de hacer una junta o reunión.
¿Qué juntas sí convienen?
Las juntas de: Seguimiento y Solución.
Las juntas de seguimiento, normalmente deben ser breves, su objetivo es garantizar que las iniciativas llevan su cauce correcto y evitar cualquier contratiempo. Son una medida preventiva muy efectiva.
En las reuniones de solución, el enfoque siempre es en positivo, buscando soluciones a las situaciones en la relación con nuestros clientes y la operación de la empresa, para dar más valor, ser más efectivos y aprovechar mejor lo que ya tenemos.
Cuando las personas saben que en tu empresa las juntas sirven estos dos propósitos, en lugar de llegar con la armadura puesta, llegan con soluciones, sugerencias y un espíritu de equipo.
Una acción fundamental, es la documentación y ejecución de lo que se defina en estas reuniones, para que las soluciones se hagan una realidad y no se queden solamente como una buena idea.
Con la metodología Sin Desmadre Operativo, construyes un checklist operativo que le da claridad a todas la personas en la empresa, para enfocar el trabajo en equipo en mejorar la empresa en beneficio de todos.
En esta liga puedes agendar directamente una llamada en el horario que prefieras. Me dará mucho gusto compartir contigo, cómo puedes evitar estas juntas.
También puedes aprender 3 herramientas para eliminar el Desmadre Operativo, en este taller de libre acceso, da clic aquí.
Recuerda: Reuniones para Mejorar no para Acusar.