Un encargo desaparece hoy y aparece mañana convertido en urgencia. Parece magia. Es desmadre.
Un mago utiliza dos manos para realizar sus actos.
Con una de ellas mantiene al público atento a un objeto: Una moneda, por ejemplo.
Y con la otra mano, que nadie está viendo, prepara el truco: Otra moneda partida a la mitad.
Nosotros solo vemos la transformación del objeto, pensamos que es magia, pero solo fue un habilidoso intercambio.
En tu empresa el mago es el desmadre.
En una mano están todas las urgencias y retrabajos que aparecen, están a la vista, duelen y salen carísimos.
En la otra mano están los encargos que nadie ve, por estar ocupados en las urgencias. Y que mañana se sumarán a las urgencias.
Explicando el truco
En los videos donde explican los trucos de magia, te muestran a detalle lo que hace cada mano, entonces viene un momento: ¡Ajá!
Cuando observas trucos similares, ya no te sorprendes.
Lo malo es que la magia deja de existir.
Pero en tu empresa eso es justo lo que necesitas: Que la magia deje de existir.
Elementos mágicos
Una empresa con desmadre tiene muchos elementos mágicos.
Tangibles: Libretas con páginas llenas de encargos, correos con copia a todos, el excel que solo tiene una persona, las carpetas compartidas y la lista sigue.
Intangibles: Gestión por memoria o por grito. Responsables no asignados. Falta de seguimiento.
El común denominador: Son la mano oculta del mago.
¿Cuánto te cuesta la magia?
Siempre es un gran motivador repasar cuánto te cuesta la magia.
Suma la utilidad que desaparece cada mes pagando urgencias, multas, retrabajos.
A esa cantidad agrega el tiempo que pierde tu equipo resolviendo problemas mágicos.
Agrega el valor de tu tiempo apagando bomberazos y el dinero que podrías estar generando enfocado en tu trabajo de Dueño.
Y para rematar suma el valor de las oportunidades de negocio que no pueden atender, tú y tu equipo, por estar mágicamente ocupados.
Cuesta carísimo, por eso no te conviene tener una empresa mágica.
Sin magia por favor
Así es que, como en los videos que explican los trucos, necesitas hacer visibles los encargos convertidos en urgencias para entenderlos.
Y una vez entendidos, necesitas definir cómo serán visibles para que se cumplan en el momento oportuno y nunca más se vuelvan a convertir en urgencia.
La definición debe tener una secuencia lógica: Servicio contratado por el cliente. Actividades incluidas. Resultados que debe producir. Fechas de entrega. Evidencia del cumplimiento.
Y un responsable claro, cada vez que se ejecute. Que cuidará que todo sea visible y se cumpla oportunamente.
Lo mismo para los encargos relacionados con la empresa. Responsable, resultado, fecha, evidencia.
Tener las dos manos siempre a la vista acaba con la magia y el desmadre.
Y su lugar es ocupado por la ejecución consistente.
Querido Dueño, ahora que conoces el truco, ¿Qué esperas para acabar con la magia y lo que te cuesta?
Recuerda: Manos a la vista
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