La tecnología no funciona sola, una persona tiene que hacer clic para que la información se convierta en algo útil para toda la empresa.
Uno de los pilares para eliminar el Desmadre Operativo, es registrar las actividades que se necesitan realizar en cada proceso.
Curiosamente, siempre me dicen: Pero es que la gente se la va a pasar registrando actividades en lugar de ponerse a trabajar.
Y esto me resulta muy curioso, porque contratamos a las personas para que nos ayuden a ejecutar actividades. Si no las registran ¿cómo sabes si están cumpliendo?
En otras palabras, registrar las actividades que realiza cada persona es parte del trabajo, no es una chamba adicional.
Todo por sin ningún lado
A pesar de esta realidad, muchas personas me siguen cuestionando con argumentos como: “Para eso tenemos el correo”. “En el servidor tenemos los archivos”. “Hay un excel donde llevamos el registro”. “Somos muy dinámicos y todo lo hacemos por WhatsApp”.
Entonces hago con ellos un ejercicio muy sencillo, que consta de tres preguntas.
Primera pregunta. ¿Cuántas actividades han realizado para tu cliente principal en lo que va del mes? Respuesta: Muchas.
Segunda pregunta: ¿Cuántas personas han participado con ese cliente? Respuesta: Varias.
Tercera pregunta: ¿Cuánto tiempo tardarías en hacer un reporte de actividades para el cliente? Respuesta: Rápido. Solo tengo que revisar los chats, los correos, el servidor y hacer un resumen en excel para que lo revise el equipo y luego lo mando.
Tener todo por sin ningún lado, es prácticamente igual a no tener nada, se necesita mucho esfuerzo, adicional al trabajo, para tener al menos un reporte, que además se genera con información vencida y un alto margen de error.
No puedes tomar decisiones con las respuestas: Muchas, Varias y Rápido. Necesitas información confiable y detallada, para garantizar el servicio a tu cliente.
Esta situación ocurre con todos tus clientes y todas las actividades de tu empresa. Por eso todos andan corriendo como pollitos descabezados.
Hacer clic es parte del trabajo
Contratas a una persona para realizar un conjunto de actividades y cuidar indicadores específicos. De esta manera, garantizas que su talento realmente ayude a todos en la empresa.
Y parte del trabajo, es que registre sus actividades en el momento que las hace.
La persona, en lugar de: Ponerle una tacha en su libreta, quitar un post it, poner en verde una celda de excel. Usará ese mismo esfuerzo, para hacer clic en una plataforma que consolida sus actividades.
Cuando hace clic, la persona tiene muchos beneficios inmediatos: Se quita un pendiente de encima, tiene visibilidad de las actividades restantes, controla sus resultados, genera un histórico de su desempeño. Sobre todo: No pierde tiempo haciendo reportes.
Este clic tiene una reacción en cadena, porque alimenta los indicadores de toda la empresa: Puedes ver cómo vas por cliente, área, persona, con la confianza de que esta información sí refleja la realidad cotidiana.
Los reportes se generan automáticamente desde el trabajo cotidiano.
Primero el negocio luego la tecnología
Otra confusión común, es pensar que la tecnología va antes que el negocio, entonces las empresas salen a comprar la plataforma más avanzada que puedan, la instalan y se sientan a esperar que los problemas se resuelvan, solos.
Y ahora todo está peor que antes. El Desmadre Operativo sigue y tienes una plataforma tecnológica que no estás usando.
Para explicarlo con coches: Compraste un porsche carrera que tienes estacionado, porque en realidad necesitabas un A4 y sigues manejando tu Tsuru.
El negocio siempre va primero. Necesitas tener claramente definido cómo generas rentabilidad operativa, cuidando la fortaleza principal de tu empresa.
Para ello, necesitas tener una definición operativa muy clara, que especifique cómo debe gestionarse la empresa, para aprovechar al máximo lo que ya tienes.
Con esta claridad puedes evaluar qué tipo de tecnología necesitas y de que características.
Porque la tecnología siempre debe estar al servicio de tu proceso de negocio, necesita adaptarse a tu forma única de hacer las cosas, para que realmente genere valor.
Es importante considerar que la plataforma tecnológica única, que te resuelve todo, No existe.
Necesitas un conjunto de tecnologías especializadas para cada función, que se complementen, para hacer más eficiente el trabajo cotidiano.
Vuelvo a los coches. Usan tecnologías diferentes para el motor, la suspensión, carrocería. Sin embargo, todo funciona como una sola cosa.
Actividad, Clic, Indicador
Entonces la foto completa es: Con la definición operativa, le das consistencia a tus servicios, porque todos tienen claridad de las actividades a realizar.
Cada persona en tu empresa, utiliza esta claridad para enfocar su talento en realizar su actividad de la mejor manera y hacer clic para marcar su cumplimiento.
Este clic, genera información que se acumula en un árbol de indicadores: Individual, equipo, área, cliente, empresa.
Cada nivel de la empresa tiene a la vista sus indicadores relevantes para tomar las mejores decisiones.
La cereza del pastel, es que cada clic registra información histórica que documenta la experiencia de tu empresa.
Con las empresas que ayudamos, una vez que estamos en la etapa de rentabilidad operativa, repito el ejercicio de tres preguntas que te comenté al inicio.
Primera pregunta. ¿Cuántas actividades han realizado para tu cliente principal en lo que va del mes? Respuesta: 25 de 30 contratadas.
Segunda pregunta: ¿Cuántas personas han participado con ese cliente?. Respuesta: Tres.
Tercera pregunta: ¿Cuánto tiempo tardarías en hacer un reporte de actividades para el cliente? Respuesta: ¿Por qué me preguntas si lo estamos viendo juntos?
Cuando cada persona hace clic, aprovecha mejor su tiempo y talento.
Y la rentabilidad operativa de tu empresa, mejora cuando aprovechas lo que ya tienes.
Actividad, clic, indicador, rentabilidad.
Me dará mucho gusto ayudarte para que cada tengas indicadores claros en tu empresa a partir del trabajo cotidiano de cada persona. Solo tienes que hacer clic en esta liga para reunirnos.
Recuerda: Actividad, clic, indicador, rentabilidad.