El Desmadre Operativo que tanto te agobia, es la suma de varios minidesmadres, cuando los divides es más fácil resolverlos uno por uno.
El Desmadre Operativo, se siente como un problema monstruoso que está afectando a tu empresa y acabando con tu paciencia, muchas veces preferimos acostrumbrarnos al monstruo y vivir con él, caemos en una “zona de confort”.
Y te justificas con pensamientos como: Es que mi negocio es super complicado, así nos mantenemos alerta, para que le muevo si así funciona.
Por supuesto que toda empresa enfrenta retos, externos e internos, requiere esfuerzo y dedicación, pero eso no significa que tengas que aceptar todo el desperdicio y limitaciones que genera el Desmadre.
DIVIDE …
Todas las situaciones, positivas y negativas son el resultado de la suma de muchos factores, que en conjunto generan un resultado.
Cuando comes saludable, haces ejercicio regularmente y duermes bien, tienes una mejor calidad de vida. Si por el contrario, hay cosas que te gusta mucho comer pero te hacen daño y aún así las comes, porque con una medicina lo solucionas, en realidad estás creando un círculo vicioso que se convertirá en un problema mayor.
El Desmadre Operativo por supuesto, no es la excepción, además, sus elementos se multiplican porque en tu empresa hay muchos participantes: Tu equipo de trabajo, los clientes, proveedores, la competencia, el entorno.
Lo más importante es que tengas claro, que independientemente del caos que estés sufriendo, tu empresa no está TODA MAL, solo algunas de las partes lo están, como en la empresa todo está conectado, estas partes afectan el todo.
Como cuando estás caminando en el parque y entra una piedra en tu zapato, la molestia es grande y sabes que si sigues caminando te lastimarás. Te detienes para sacar la piedra y te das cuenta que es una mini piedrita, minúscula.
¿Cómo divido los elementos de mi empresa?
Dibujando. En una libreta dibuja cómo funciona tu empresa, desde que contactas a los clientes hasta que les cobras. Recorriendo detalladamente las tres dimensiones de tu empresa: Ventas, Operaciones y Administración.
Este trabajo no puedes, ni debes delegarlo.
Dibuja y describe qué se debe hacer en cada parte: Con qué inicia, qué se hace, qué no se hace, qué se entrega a la siguiente parte, qué indicadores deben generarse, cuál es su rango.
Es que eso es obvio, todos los saben.
Si lo supieran no habría desmadre. No le des espacio a las suposiciones.
Pasa tu dibujo en limpio y recórrelo con tu equipo, sin hacer juicios, sin enojarte por las desviaciones que pueda haber, una pelota antiestrés en tu mano te ayudará en el proceso.
Recorre detalladamente cada parte, documenta las desviaciones y pregunta qué las puede estar generando. Usar excel es lo más práctico.
No preguntes quién es el culpable, si preguntas así, las personas se sentirán amenazadas y por defenderse no te darán respuestas objetivas.
Una vez documentadas las desviaciones en cada parte, ordénalas de mayor a menor grado de desmadre. En este punto ya tienes dividido el problema en sus componentes, ahora viene lo bueno.
… Y VENCERÁS
La ley de Pareto es infalible, las partes que generan el 80% del desmadre son el 20% o menos.
Con el excel ya tienes una guía documentada y ordenada de las partes que tienes que atender, no las ataques todas al mismo tiempo, porque puedes afectar las partes que sí funcionan bien.
Selecciona la parte de tu empresa con más problemas y analiza qué implica arreglarla: Costo, tiempo, hay que detener la operación mientras se arregla, necesitamos capacitar a la gente, contratar más personal, actualizar la tecnología o todos los anteriores.
Con toda esta información, diseña una plan de acción, siendo tú el responsable de llevarlo a cabo en una fecha específica, que considera todo lo que se tiene que hacer.
Siempre será mucho más efectivo enfocarte solamente en resolver el problema principal.
Cada vez que resuelvas una parte en conflicto, vuelve a repasar el dibujo del funcionamiento de tu empresa, para garantizar que el todo se está fortaleciendo.
Cuando menos lo esperes, habrás vencido el Desmadre Operativo. Pero tengo que hacerte una advertencia, siempre puede regresar.
La naturaleza dinámica, multifuncional y multifactorial de tu empresa, te obliga a estar repasando su funcionamiento continuamente para ajustarla ya sea por el crecimiento, la competencia o el entorno.
Si el Desmadre Operativo hablara, siempre te diría: I’ll be back.
Con la metodología Sin Desmadre Operativo, te acompañamos y damos guía, para crear un mapa operativo táctico, para volver a alinear los componentes de tu empresa y mantener el desmadre a raya. Agenda una Sesión Antidesmadre, en esta liga.
También puedes aprender 3 herramientas para eliminar el Desmadre Operativo, en este taller libre acceso, da clic aquí.
Recuerda: Divide el Desmadre y lo Vencerás.