El seguimiento, es la fórmula infalible para lograr resultados, cuando lo haces correctamente.
El seguimiento tiene variantes malévolas: Microseguimiento, Subsidiar.
Microseguimiento. Estás preguntando constantemente a tus directores, gerentes y cualquier persona de tu equipo cómo van, en cosas irrelevantes y algunas importantes. Ni siquiera les das tiempo de avanzar porque siempre estás encima de ellos.
Subsidiar. Es todavía peor, porque tú mismo haces todos los seguimientos con clientes y proveedores, para cualquier tema, haciendo a un lado a las personas que tú mismo contrataste para ayudarte.
Con cualquiera de estas dos variantes, te conviertes en el cuello de botella, distraes el trabajo de tu equipo, generas muchos desperdicios y Desmadre Operativo.
“Si yo no le doy seguimiento no pasan las cosas”
Esta situación tiene su origen en la falta de definición, en esperar que las personas adivinen lo que tienen que hacer.
Cuando escucho esta frase, pregunto: ¿cúales son las reglas para dar seguimiento en cada área? Siempre recibo alguna variante de estas respuestas: Pues ellos tienen que saber, o no tenemos reglas.
¿Cómo dar seguimiento?
Lo primero que hay que tener claro, es que los seguimientos son diferentes para cada área: Ventas, Operaciones y Administración. Porque persiguen diferentes objetivos y tienen diferentes audiencias.
Ventas
En este caso, el objetivo del seguimiento es mover a los prospectos en las etapas de la venta, desde la primera cita hasta el cierre. En un tiempo determinado necesitamos cualquiera de estos tres resultados: Vender, Posponer, Eliminar. Para mantener nuestro funnel de ventas productivo y saludable.
Operaciones
Cumplir con lo que vendimos es el objetivo del seguimiento en esta área. Entregar completo, correcto y a tiempo. En este caso el seguimiento es para coordinar las actividades con clientes, nuestro equipo y proveedores.
Administración
Garantizar la cobranza, es el objetivo del seguimiento en este caso. Con cada confirmación de venta, necesitamos dar seguimiento al dinero. En qué momento facturar, Cuándo cobrar, validar que podemos entregar porque se pagó el anticipo.
Define los seguimientos
No es lo mismo un seguimiento a un prospecto, que un seguimiento para que te entregue un proveedor y tampoco es igual a cobrarle a un cliente moroso.
Te lo comento porque muchas veces, por la inercia, queremos aplicar las mismas reglas para todos los tipos de seguimiento.
Entonces, para cada área, debes identificar los temas a los que hay que dar seguimiento y para cada uno de ellos, especificar:
- Objetivo a lograr
- Tiempo para que ocurra el tema
- Frecuencia de seguimiento
- Responsable seguimiento
- Dónde se reportarán los avances
- Indicador que impacta
Un par de ejemplos breves:
Ventas, seguimiento a nuevos prospectos: Objetivo a lograr: Cierre. Tiempo: 2 meses. Frecuencia seguimiento: Semanal. Responsable: Vendedor. Dónde se reportarán los avances: En el CRM. Indicador que impacta: Ventas nuevas.
Administración, cobranza: Objetivo a lograr: Cobrar. Tiempo: Condiciones de crédito del cliente. Frecuencia seguimiento: Semanal. Responsable: Cobranza. Dónde se reportarán los avances: Tablero de facturas por cobrar. Indicador que impacta: Cobranza.
Como director, tú necesitas liderear la definición de cada seguimiento, transmitirlo a tu equipo, asignar responsabilidades y aplicar los 3 secretos para que pasen las cosas:
Seguimiento, Seguimiento, Seguimiento
Las definiciones te permitirán dar un seguimiento productivo, ágil, relevante, enfocado en los temas importantes.
Y por supuesto, hay que darle seguimiento al seguimiento, para que ocurra, nunca lo dejes de hacer, tu tranquilidad y la de tu empresa dependen de ello.
La Metodología Sin Desmadre Operativo, te ayuda a tener un mapa de negocio integral: Ventas, Operaciones y Administración, que le dará a cada persona en tu equipo, una definición clara del seguimiento que tienen que dar a su trabajo individual y por consiguiente a los objetivos de toda la empresa.
Búscame, para ayudarte a Recuperar tu Tranquilidad eliminando el Desmadre Operativo:
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Recuerda: El Seguimiento aumenta la Rentabilidad