La operación de tu empresa se complica cuando tienes todo regado: WhatsApp, libretas, exceles, carpetas compartidas, correos, la memoria de las personas.
Se complica aún más, porque tu empresa tiene diferentes dimensiones: Clientes, proveedores, servicios, proyectos internos, personas en tu equipo.
Cuando todo está regado, se necesita mucho tiempo para consolidar la información que necesitas para tomar cualquier decisión.
La inmediatez de los medios de comunicación complica esta situación. Creemos que por mandar el clásico mensaje: “Me urge el reporte”. La otra persona sabrá qué hacer y nos enviará la información a tiempo.
La realidad es que esto nunca pasa, el mensaje se pierde entre otros muchos mensajes, incluidos algunos memes.
Platicando sobre este tema con un Dueño de empresa, me preguntó: ¿Por qué no te gusta el WhatsApp, si es inmediato?
Le dije, hagamos un pequeño ejercicio: “Imagina que yo soy la persona de tu equipo a la que más le delegas por WhatsApp. Ahora dime cuántas actividades me has pedido esta semana y de ese total, cuántas ya te entregué, cuántas están vencidas y cuántas en tiempo.”
Me contestó: “Pues tendría que revisar todos los chats, me tardaría mucho buscando. Mejor le mando un mensaje para preguntarle.”
Mi mismo: “Solo estás trasladando el problema, la persona también tendría que ponerse a investigar. Y dejará de hacer cosas que le encargaste para poder contestarte.”
Accountability
Este término dominguero, se refiere a la responsabilidad que tiene cada persona en la organización, de cumplir a tiempo y bien, con las tareas que le encargan.
El problema de tener todo regado, es que en la mayoría de los casos las tareas nunca son asignadas a las personas correspondientes.
Entonces las tareas empiezan a tronar como palomitas, el Desmadre Operativo crece y todo urge en la empresa.
Las personas siempre están en modo reactivo, te delegan para arriba y vuelan por todos lados correos y mensajes incendiarios.
En realidad nunca sabes quién está cumpliendo y quién no, qué cosas funcionan en tu empresa y cuáles no.
Lo más grave es que esta situación provoca muchas situaciones injustas, donde las personas que sí resuelven, tienen que subisidiar a las personas que se aprovechan de la situación para nadar de muertito.
Operar de esta manera es carísimo por dos razones: Desperdicias los recursos que ya tienes y no puedes crecer.
Tú y yo somos uno mismo
Perdón por la referencia de canción ochentera.
Lo que quiero decir, es que todo en la empresa debe funcionar como una sola entidad.
No son los de ventas, los de operaciones y los de administración. Somos un equipo.
Todo está conectado, todo funciona gracias al esfuerzo de todos. Por supuesto funciona mejor cuando todos enfocamos el esfuerzo en la misma dirección.
Como en los equipos deportivos, no dices: yo le voy a Juanito el delantero. Eres fan de un equipo de fútbol. De todo el equipo.
El equipo participa en los torneos para ganar como equipo. Por supuesto cada jugador tiene una posición, se especializa en algo, sin embargo, el triunfo se logra cuando todos cumplen con su encargo (Accountability).
Siguiendo con esta línea. En los deportes, todo el equipo está viendo en tiempo real qué está pasando. Para donde va el balón, como se están moviendo los jugadores del otro equipo. Los mejores equipos son lo que saben usar esta visibilidad para anticiparse al contrincante y hacer más anotaciones.
En tu empresa necesitas exactamente lo mismo, que todos tengan visibilidad de lo que está ocurriendo, para anticipar situaciones. Es decir, que todos trabajen como uno mismo.
Playbook (Definición Operativa)
Este otro término dominguero, viene del mundo del deporte. Los directores técnicos de los mejores equipos, crean un playbook, que describe cómo se va a ejecutar la estrategia de juego. Quién, cómo, cuándo, qué sí, qué no.
En nuestro caso, le decimos definición operativa. Solo que lo puse en inglés para verme internacional.
La Definición Operativa de tu empresa, describe el trabajo conjunto de las áreas y personas, a partir de las actividades que cada persona debe realizar en su trabajo cotidiano.
Esta lista de actividades, es una referencia clara que mantiene alineada a la empresa y permite identificar desviaciones cuando apenas se están originando.
Al terminar la Definición Operativa, entrenamos a todo el equipo y ponemos las actividades en nuestra plataforma de colaboración, que permite gestionar todas las actividades y visualizarlas inmediatamente de acuerdo a su dimensión.
En esta situación, cuando le pregunto a un Dueño: ¿Qué está haciendo Juanito?
Simplemente consulta la ficha de la persona y de inmediato me contesta: Está atendiendo 10 actividades, ya terminó 20. De esas 30. 20 son de clientes, 5 de un proyecto interno y 5 de trabajo personal.
Visibilidad, ese el nombre del juego. Cuando toda la gestión operativa se hace en un solo lugar, todos tienen claro qué hacer y cuándo.
Tu empresa se hace más productiva, porque aprovechas mucho mejor lo que ya tienes y por ello puedes ir por más clientes productivos.
Como Dueño, ya no necesitas estar en la cancha jugando de portero y defensa. Puedes tomar decisiones como un Director Técnico: desde afuera de la cancha, dirigiendo a tus jugadores para ganar el partido.
Platiquemos cómo puedo ayudarte para que tengas el Playbook de tu empresa, puedes agendar en esta liga.
Recuerda: Visibilidad en un solo lugar.