¿Por qué teniendo tantos medios de comunicación, se dificulta tanto la comunicación? Porque hemos olvidado el ancestral arte de explicar las cosas en blanco y negro.
Una empresa que atiendo, de tecnología, tenía un problema constante con las entregas a cliente, todo el equipo de trabajo estaba compuesto por ingenieros en tecnología de alto nivel, es decir, no tenían ningún problema con el uso de la tecnología.
Entrevistando a algunos de ellos, me decían que ellos no necesitaban reunirse, porque se comunicaban todo por correo electrónico. Cuando de manera individual les preguntaba los detalles del proyecto, me veían con cara de “que flojera explicarte”, todos me dieron versiones diferentes.
Convoqué a una reunión, que tuvo que ser forzada por el dueño, porque el equipo no se quería reunir, llegaron con una cara de pocos amigos y uno de ellos de plano me dijo que no tenía caso la reunión, porque todo estaba claro, todos le dieron la razón.
Les dije: qué bueno que todos lo tienen claro, así tendremos una reunión breve. Entonces me paré junto al pizarrón y les pedí que por favor me ayudaran con información general, para que yo tuviera claro el alcance.
Primera pregunta, ¿cuándo arranca el proyecto? Respuestas: Ya arrancó, arranca en una semana, arranca el mes siguiente.
Segunda pregunta, ¿cuándo se entrega? Respuestas: Ya lo entregamos, en 1 mes, en dos meses, está en pausa.
Después de 15 minutos de discusión, se pusieron de acuerdo, el proyecto “había arrancado” hace una semana, se tenía que entregar el día último del siguiente mes.
La reunión duró 1 hora, conforme avanzaba la junta, las caras de flojera fueron cambiando por caras de preocupación. Hubo discusiones, negociaciones, acuerdos.
En el pizarrón quedó plasmado en blanco y negro, todo el proceso para ejecutar el proyecto de la mejor manera, con responsables y fechas para cada paso.
Tomé una foto del pizarrón, la pase en limpio a un excel y la compartí a todo el equipo.
Conclusión, el origen de los retrasos se debía a que nunca ponían en blanco y negro el alcance del proyecto. Peor aún, por el exceso de mensajes y comunicaciones, todos suponían cosas y acababan provocando muchísimo Desmadre Operativo.
¿Cómo ponerlo en Blanco y Negro?
Me queda claro, que no hay cosa que provoque más flojera que sentarse a definir algo que nos parece obvio.
Al mismo tiempo, no hay actividad más valiosa que sentarse a definir los temas en blanco y negro.
Por ello, en todas las juntas de definición alguien debe estar escribiendo para que todos los participantes tengan el mismo contexto y puedan participar proactivamente.
Cuando vemos los conceptos plasmados, se facilita el trabajo en equipo, porque todos tenemos la misma referencia, que podemos complementar con la experiencia y el criterio de cada participante en la reunión.
Una vez descrito el tema, con el consenso de todos, esta definición en blanco y negro se convierte en una referencia común, que podemos usar muchísimas veces, para entrenar al resto del equipo, plantear una mejora y en el día a día tener una operación estable.
Convierte el Blanco y Negro en accionables
Ahora bien, puedes haber hecho una descripción perfecta en blanco y negro. Si no la conviertes en accionables concretos, no sirve de nada, se convierte en una pérdida de tiempo.
Para aprovechar la enorme oportunidad de mejora que creaste, con la definición en Blanco y Negro, necesitas transformar el dibujo en una lista de accionables, que describe qué hacer, quién es el responsable de ejecutar y en cuánto tiempo se la tiene que pasar a la siguiente persona.
Además, debes definir un responsable de que estos accionables se estén ejecutando, por el bien de todos en la empresa. Al ojo del amo engorda el caballo.
Puedes usar una herramienta de colaboración como CALIXE, donde literalmente cargas los accionables de cada definición en la plataforma, la cual se encarga de realizar las asignaciones a los responsables, el seguimiento a fechas y genera los reportes automáticamente para que el responsable pueda vigilar su correcta ejecución.
Como te comentaba anteriormente, cada definición en Blanco y Negro, mejora tu empresa, porque vas construyendo un mapa de referencia claro, que te ayuda a entregar valor de manera constante a tus clientes, operar eficientemente, generar un flujo estable y lo más importante, crear una cultura de trabajo basada en la claridad, que fomenta la realización de todas las personas en tu empresa.
El entregable de la Metodología Sin Desmadre Operativo, es una definición en blanco y negro de tu empresa, compuesta de 5 documentos: Ficha de Venta, Checklist Operativo, Mapa Financiero Ranchero, Indicadores, Planes de Acción.
Te invito a que tengamos una charla, puedes agendar una Sesión Antidesmadre, en esta liga.
También puedes aprender 3 herramientas para eliminar el Desmadre Operativo, en este taller de libre acceso, da clic aquí.
Recuerda: Claridad = Tranquilidad.