¿Cómo prefieres la información de tu empresa: Ordenada o Dispersa? Ordenada, obvio. ¿Y cómo está? Dispersa.
El problema es que consideramos como información solo los temas monetarios. La realidad es que todo en la empresa es información.
Y en las empresas de servicio aún más, porque la información es lo único que te permite visualizar desde el trabajo de las personas hasta el servicio entregado al cliente.
Irónicamente, la facilidad que tenemos para acceder a herramientas tecnológicas ha dispersado más la información.
Hoy en día un gran porcentaje de la información de la empresa está en los celulares de las personas, o dicho crudamente, no está en la empresa.
Y dentro de cada celular o laptop, está dispersa en exceles, correos, whatsapp, notas en el escritorio.
Entonces, tienes toda la tecnología, pero no tienes información.
La solución está peor: Reportitis.
Reportes para todo. Incluso hay reportes para ver si entregaron los reportes.
Y los reportes, cuando hay información dispersa, realmente no sirven de nada. Llegan tarde, se hicieron a mano, con información incompleta.
Que la información de la empresa se quede en la empresa
¿Y de dónde saco la información? Del trabajo cotidiano.
El trabajo cotidiano de cada persona necesita generar información para mejorar la colaboración y la toma de decisiones.
¿Eso significa que tenemos que documentar todo? Simón.
Pero no te preocupes, las personas ya tienen todo anotado (algunos no) solo que disperso en todos los medios que comentamos.
La información es un activo vital en tu empresa y debes cuidarlo como tal. El sueldo de las personas en tu empresa debe tener un componente de generación de información.
En toda empresa de servicios hay tres tipos de información:
- Cuantitativa. Todo lo que suma, resta, multiplica. Dinero, servicios, entregables.
- Cualitativa. Las actividades colaborativas de las personas.
- Distractiva. Memes, chistes y cosas irrelevantes mezcladas con el trabajo.
La rentabilidad de la empresa se ve reflejada en la información cuantitativa, sin embargo se genera con la información cualitativa y se desperdicia con la distractiva.
Lo explico con números: Los 100 mil panchólares que ya cobraste (información cuantitativa), corresponden a un servicio que tu equipo dio a través de actividades (información cualitativa) que le generaron valor al cliente.
Sin el trabajo cualitativo, no puedes cobrar la parte cuantitativa. Así de sencillo, así de importante.
Comunicar o Colaborar
Lo normal es que ya tengas una plataforma para la información cuantitativa, porque con ella registras, facturas y cobras.
Aunque con Desmadre Operativo es común que existan servicios entregados para los cuales ni siquiera se emitió una orden de facturación.
Para la información cualitativa hay una tremenda confusión. Porque se cree que cualquier plataforma que permita la comunicación funciona.
Y no, hay una tremenda diferencia entre comunicar y colaborar.
Ahora una bonita anécdota para mostrar esta confusión.
En la primera reunión con un cliente, me comentaba: “Aquí ya tenemos todo en plataformas, cualquier información la tengo a la mano”.
Entonces lo comenté: “Que bien. Entonces vamos a avanzar más rápido. ¿Cuál es el cliente con el que tienen más actividades?”.
Cliente: “Ahorita mismo te digo. Déjame busco en el correo… Mejor en el servidor… En mi Whats tenía el reporte… Mejor le marco a Juanito… Listo, ahorita en 10 minutos me avisa Juanito”
Mi cliente tenía varias plataformas de comunicación, para enviar mensajes de punto A a punto B. Pero la comunicación no permite dar seguimiento, consolidar actividades y por supuesto no genera indicadores.
CALIXE
Una plataforma de colaboración convierte la interacción de las personas en información estructurada.
No es solo mandar mensajes, es dejar trazabilidad, responsables, fechas, indicadores y consecuencias claras.
CALIXE es la plataforma de colaboración de Sin Desmadre Operativo.
En náhuatl, calixecatl significa portal, la entrada principal. Ese lugar desde donde se ve todo. Le quité el catl para que fuera fácil de decir.
Volviendo al tema de la colaboración. En lugar de que Juanito le mande un correo a Lupita con copia a todos, para solicitar apoyo con un actividad. Usando Calixe, le asigna una actividad.
¿Cuál es la diferencia? Que la actividad, tiene un autor (Juanito) un responsable (Lupita), fecha de entrega, cliente (Acme) y proyecto (Auditoría).
Y como está en una plataforma, se genera información relevante para cada persona.
Es un intercambio de tiempo, en lugar de documentar todo por sin ningún lado, se documenta en una plataforma común.
En lugar de dedicar tiempo en hacer reportes, se hacen consultas en tiempo real por cliente, proyecto, área, persona.
Los indicadores se generan en el momento y las personas pueden controlar su desempeño para obtener consecuencias positivas y prevenir las negativas.
Para nuestros clientes, Calixe es un vehículo para que las personas puedan vivir diariamente los tres pilares de la Rentabilidad Operativa:
- Claridad Operativa
- Ejecución Consistente
- Indicadores y Consecuencias
Porque cuando documentas el trabajo cotidiano lo conviertes en el activo más poderoso de tu empresa: Información consolidada.
Querido Dueño, información consolidada significa decisiones claras, menos dependencia de ti y más rentabilidad sostenida para aprovechar al máximo lo que ya tienes.
Platiquemos cómo podemos mejorar la Rentabilidad de tu empresa recuperando la información. Puedes agendar una reunión aquí: Calendly
Recuerda: Información Consolidada