Las suposiciones son la principal causa de desperdicio y malos entendidos. Se originan cuando le damos más autoridad a un correo o whatsApp, que a la interacción personal.
El otro día, estaba ayudando a un cliente con una definición de un plan de trabajo. Se extrañó mucho cuando le pedí que reuniera, en junta presencial, a los integrantes del equipo que ejecutarían el plan.
Los convocó y su equipo llegó más confundido que él, no sabían por qué estaban todos juntos, incluso comentaron que les parecía una pérdida de tiempo.
Abrí la junta con una pregunta simple: ¿Saben cuál es el objetivo del proyecto?
Todos contestaron que sí.
Me lo pueden dictar por favor para ponerlo en el pizarrón.
Había tres versiones diferentes del objetivo. Es decir, tres interpretaciones de lo que habían leído en una larga cadena de correos. Luego de unos minutos se pusieron de acuerdo y llegamos a un mismo objetivo.
Pregunta número dos ¿Cuáles son los pasos para lograr el objetivo?
Todos me dijeron, con cara de hastío: ya vienen en el correo.
Me los pueden dictar por favor.
En esta ocasión había más diferencias de opinión porque nadie se hacía responsable de cada paso.
Mismo ejercicio, ponerlos de acuerdo primero en los pasos necesarios, luego en el alcance, requisitos, responsable y fecha de cada paso.
La fecha original del correo contemplaba 1 mes de trabajo, el plan revisado por todos, requería 3 meses.
¿Cuál fecha crees que tenía su cliente final en el correo? Exacto: 1 mes.
Como era imposible entregar en 1 mes.
Mi tercera pregunta fue ¿Quién le va a avisar el cliente?
3 minutos de intercambio de miradas. Luego la gran sugerencia: Que el dueño le mande un correo.
Cuarta pregunta ¿Quién es e líder de proyecto?
Se levantó una mano. Le comenté: Entonces a ti te toca llamarle al cliente. Cara de pánico, sudor frío, negación. Los demás escondiendo la cabeza. Momento de tensión, respuesta del líder: Me da pena llamarle.
¿Qué pasó al final?
El dueño de la empresa y el líder del proyecto, hablaron con el cliente para pedirle una reunión. En ella confirmaron el objetivo, repasaron los pasos necesarios y vieron la fecha de entrega.
El cliente se molestó, por supuesto, pero no tanto por la fecha, si no porque no habían tenido esa reunión antes.
Ni el mismo cliente podría estar preparado para el proyecto en un 1 mes, pero no se había dado cuenta. Nadie había analizado lo que implicaba y la fecha de 1 mes que venía en el correo les gustaba a todos.
Recomendaciones
- Las juntas para entender y eliminar suposiciones son fundamentales.
- Es importante que se escriba todo en el pizarrón, para que todos vean, opinen y asimilen.
- No puede terminarse la reunión sin un responsable y fecha de cada paso.
- Al final de la junta toma una foto del pizarrón.
- Una persona será la responsable de pasar el plan en limpio.
- Solo entonces se manda un correo con el objetivo y plan de acción.
- Se define una fecha para reunión con el cliente, repasar a detalle el plan y confirmarlo.
Una junta de definición puede tardar 1 o 2 horas. Es tiempo súper productivo: Te ahorrará malentendidos con tu cliente, horas y miles de pesos.
En esta liga puedes agendar directamente una llamada en el horario que prefieras. Me dará mucho gusto compartir contigo, cómo te ayudará realizar juntas de definición.
Recuerda: Prohibido Suponer.