La cantidad de exceles que usas para manejar tu empresa es directamente proporcional a los cabos sueltos que producen Desmadre.
Por obvias razones lo primero que se automatiza es la facturación usando un sistema contable.
Ahí están los servicios facturados y los egresos por pagar.
¿Y todo lo demás? En exceles.
La lista de prospectos, un excel.
Los servicios activos, otro excel.
Los pendientes de un área, más exceles.
Para empeorar la situación, todos los “exceles sagrados” tienen diferentes versiones, que están en diferentes computadoras o discos duros, que solo pueden usar diferentes personas.
En otras palabras, tu empresa está llena de cabos sueltos, que producen retrabajos, urgencias, desperdicio de recursos y se comen la rentabilidad.
Más cabos sueltos, menos rentabilidad.
Información aislada
Que la información esté en un medio electrónico no significa que sea útil para la empresa.
La información necesita estar relacionada con la operación para hacerla visible, ejecutable y medible.
Y este es el punto de quiebre que produce los cabos sueltos: Atender con esfuerzos aislados el proceso operativo de la empresa.
En la junta del lunes te reportan que se hicieron retrabajos porque operaciones no recibió bien la información de ventas. Descubres que hay servicios que no se cobraron porque ni siquiera se facturaron.
Te enojas y exiges un reporte específico para cada tema. Entonces cada quien prepara su excel y con eso sientes que los temas están resueltos. Y así todos los lunes.
Pero pasa lo contrario, la información se fragmenta más, porque cada persona prepara sus reportes para defenderse en la junta, no para resolver.
Tu falso sentimiento de control genera más problemas y dificulta muchísimo encontrar las verdaderas causas raíz.
Trazabilidad
En las clases de historia de la escuela siempre había un momento donde todos entendíamos qué había pasado.
Ese momento era cuando la maestra dibujaba una línea de tiempo que explicaba por ejemplo, el origen y evolución de una cultura.
Usando la línea de tiempo podías viajar hacia adelante o hacia atrás, lo que aceleraba el entendimiento de la historia.
En tu empresa ocurre lo mismo, solo que el concepto se llama trazabilidad, no tiene nada que ver con tecnología, tiene todo que ver con la operación.
El flujo operativo de tu empresa, es una línea de tiempo, que se repite tantas veces como servicios entregas.
El resultado de la continuidad de esta línea de tiempo es una operación controlada, consistente y sobre todo, rentable.
El resultado de no tenerla, no solo lo sabes, lo estás viviendo: Agobio, desmadre, desperdicio, rentabilidad sufriendo.
El requisito para lograrla es la consistencia, apoyada en tres pilares:
- Claridad Operativa. Una línea de tiempo operativa, clara para todos: Paso anterior, ejecución, paso siguiente.
- Ejecución Consistente. Cada persona cuida la continuidad con su actuar cotidiano.
- Indicadores y Consecuencias. Hace visible la línea de tiempo para protegerla y anticipar problemas.
La consistencia produce trazabilidad y elimina cabos sueltos.
Y con trazabilidad tu empresa maximiza todos los recursos que tiene y potencia el talento de tu equipo de trabajo.
Es un intercambio. El tiempo que se gastaba en los retrabajos ahora se aprovecha para atender más clientes con la misma cantidad de personas.
Querido Dueño, en lugar de medir los cabos sueltos con más exceles, asegura la trazabilidad en tu operación.
Y regresa al mando.
Recuerda: Trazabilidad = Rentabilidad