Nadie quiere hacer la talacha aburrida, solo que hay un pequeño detalle: De ella depende la estabilidad de tu empresa.
El 90% del Desmadre Operativo se genera por talacha que no se hizo.
Podría darte cientos, tal vez miles de ejemplos, pero mejor te comparto una bonita anécdota de la vida real.
El Dueño y un servidor estábamos revisando el estatus de los expedientes de sus clientes, en un tablero del Calixe.
Ordenamos la información dando clic a diferentes columnas: Fechas, números de contrato, montos, estatus.
Mientras más avanzábamos, más se iba molestando / preocupando el Dueño. Hasta que en un momento me dijo: “¿Por qué está mal toda la información?”
Entonces le expliqué: “No está mal, está incompleta”.
Dueño: “¿Pues es lo mismo, no?”
Yomero: No. Primero tiene que estar completa la información, para luego saber qué está bien o mal.
Dueño: “¿Por qué no la ha cargado mi equipo? Le voy a marcar al director del área”.
Director del área: “Lo que pasa Ingeniero es que como andamos muy ocupados no hemos podido actualizar la información”.
Dueño: “¿En qué están ocupados?”
Director del área: “Resolviendo las broncas que salen porque no tenemos los expedientes completos”.
Parece chiste, pero no lo es.
Para resolver este tema, el Dueño y yo definimos una consecuencia si no se cargaba la información en cierta fecha. Por supuesto el equipo no hizo nada.
Al día siguiente de la fecha de compromiso, el Dueño mandó un correo notificando la aplicación de la consecuencia.
De inmediato, le llovieron llamadas a mi equipo, algunos reclamando, otros solicitando ayuda. “¿Qué hacemos?” Nuestra respuesta: “Cargar la información”.
Queja del público conocedor: “Pero es mucha Talacha”.
Respuesta de mi equipo: “Pues mientras más rápido inicies mejor”.
Mágicamente, en una semana estaba cargada toda la información de los expedientes.
Nuevamente en reunión, el Dueño y mi mismo, repasamos el tablero.
Le comenté: “Ahora sí se nota lo que está mal, que es aproximadamente un 20% de los expedientes”.
Dueño: “!Es muchísimo!”
Yomero: “Sí, pero ya lo tenemos ubicado. Así es que podemos pedirle al equipo que lo arregle. Como saben que tú puedes verlo y que hay consecuencias, se arreglará rápidamente”.
En un par de semanas más los expedientes estaban completos, reflejando la realidad operativa de la empresa. Con lo cual se ahorraron cientos de horas del equipo y se mejoró la rentabilidad en un 20%.
Como todos en la empresa ven el mismo tablero, la interacción es ágil y se enfoca en la prevención.
El trabajo de cada persona se refleja de inmediato en el expediente del cliente y en los indicadores operativos de la empresa.
¿Y la Talacha Apá?
Sigue existiendo, porque no es gripe.
Solo que ahora el equipo entiende su importancia.
Cargar 40 documentos en un expediente y gestionar el servicio de un cliente con al menos 20 actividades al mes, es una gran talacha.
Cuando la multiplicamos por el número de clientes, se convierte en una súper talacha.
La diferencia es que ahora cada talacha se ejecuta y documenta en el momento oportuno, ni antes ni después.
Por ello, el equipo ya no tiene que dedicar horas a cargar información atrasada. Porque todo se mantiene al día.
Si algo se atrasa, por un tema interno o externo, queda marcado como atrasado y a la vista de los responsables, para que lo resuelvan.
Talacha Informadora
Ahora, la talacha mantiene a todos en la empresa informados oportunamente, o mejor dicho: En tiempo real.
Para lograrlo, a partir de la talacha que se ejecuta en nuestra plataforma, diseñamos tableros informativos para las diferentes áreas, que muestran la información relevante.
Como toda la información está conectada, rápidamente puedes consultar los pasos previos o posteriores realizados en el servicio al cliente.
Las consecuencias se conservan en todo momento para mantener el orden y el ritmo.
Sin embargo, las personas, por cuenta propia, prefieren mantener la talacha actualizada, porque ellos son los primeros beneficiados; les ahorra tiempo, errores, o mejor dicho, les da mucha tranquilidad en su trabajo cotidiano y consecuencias positivas.
Una talacha ejecutada consistentemente permite identificar áreas de mejora a lo largo y ancho de la empresa.
Talacha para ordenar la Talacha
La primera talacha aburrida es responsabilidad única del Dueño.
Necesitas enfocarte en el detalle para hacer la definición operativa de tu empresa, indicadores y consecuencias.
Mi trabajo es ayudar a los Dueños en este proceso usando nuestra metodología para que aprovechemos nuestra experiencia y especialización.
Una vez hecha tu parte de Dueño, puedes delegar la talacha operativa.
Aquí entra en juego mi equipo, que acompaña a tu equipo, para que diariamente ejecuten con consistencia.
Querido Dueño, si en tu empresa nadie hace la talacha básica… ¿de verdad esperas resultados extraordinarios, o al menos rentabilidad?
Agenda una reunión y pongamos orden para que el desmadre deje de costarte tanto dinero.
Recuerda: Talacha Relevante