Los procesos de librero son el equivalente a tener 10 libros que enseñan cómo andar en bicicleta… y nunca subirse en una.
Como siempre han vivido en el librero nunca han mejorado el trabajo diario y mucho menos la rentabilidad.
Con respecto a los procesos, hay cuatro comentarios que recibo: No tenemos nada. Los estamos haciendo. Tenemos y no los usamos. Ya tenemos todo.
Si los procesos no se usan, las cuatro situaciones son exactamente iguales. El trabajo depende del criterio de las personas, no de la conveniencia para la empresa.
Irónicamente tiene más ventaja la empresa que no tiene nada definido. Porque no ha gastado dinero, tiempo y esfuerzo en algo que está guardado.
No tenemos nada. Si la empresa no tuviera una forma única de hacer las cosas, habría quebrado hace mucho tiempo. Lo que necesita es poner a la vista la operación, para saber qué cosas mantener y cuáles eliminar.
Los estamos haciendo. Si el Dueño delegó este tema, no va a funcionar. Porque la visión y el funcionamiento viven en la mente de la persona que creó la empresa desde cero. Es decir, Tú.
Tenemos y no los usamos. La aceptación es un gran paso. El reto es validar que los procesos definidos sigan vigentes y se puedan usar diariamente.
Ya tenemos todo. Esta es la situación más preocupante, porque se cree que por tenerlos se van a ejecutar solos.
Desmadre y Procesos
“En cuanto acabemos de definir los procesos eliminamos el desmadre”.
Tres meses después.
“Ya nada más nos falta definir los tableros de kpis para empezar a ordenarnos”.
6 meses después.
“Le estamos dando prioridad a la operación porque está desbordada, cuando la estabilicemos retomamos los indicadores y los procesos.”
El único camino para eliminar el Desmadre Operativo es la ejecución cotidiana.
Porque el orden se logra con la disciplina diaria de las personas, no con la teoría.
Procesos Ejecutables
Antes de seguir, quiero hacer incapié en que soy un firme creyente de la importancia de los procesos.
Y con la misma firmeza estoy en contra de los procesos que usan modelos teóricos, que no se pueden aplicar en la realidad de las empresas.
Los procesos que usan modelos teóricos, son una sábana gigante con líneas, cuadros y condicionales, que no se pueden ver en una sola hoja o en una pantalla.
Se cree que mientras más complejos y sofisticados, son más poderosos. Es todo lo contrario: Si no cabe en una pantalla, no cabe en la ejecución diaria.
Un proceso ejecutable necesita ser sencillo y claro:
Objetivo: Entregar el servicio mensual completo, antes de fin de mes.
Inicio de Mes: Administración confirma a operaciones dar el servicio al cliente que ha pagado a tiempo.
Ejecución: La persona que atiende al cliente, ejecutará las 10 actividades requeridas para dar el servicio, de acuerdo a las fechas definidas.
Evidencia: Al ejecutar cada actividad, se cargará la evidencia y se marcará como terminada.
Fin de Mes: Operaciones envía a administración la lista de actividades completas, indicando la fecha en que se hicieron, como confirmación para facturar y evidencia de cumplimiento.
Indicadores:
- Actividades cumplidas en la fecha indicada.
- Servicios completos, aquellos que tengan las 10 actividades cumplidas a tiempo.
- Rentabilidad de los servicios completos menos los servicios incompletos.
- Lista de excepciones: Actividades no cumplidas. Servicios incompletos.
Un proceso ejecutable, resuelve un tema específico, con una referencia clara para los participantes actuales y futuros.
Facilita el entrenamiento a una persona nueva. Y más importante todavía, facilita la ejecución diaria y permanente.
Los indicadores amarrados al trabajo diario, dan una referencia real, clara y justa, que no depende de alguien haciendo reportes en su excel.
Son como piezas de lego, que vas construyendo para mejorar tu empresa desde el trabajo diario.
Quizá la característica más importante es que aprovechan lo que ya tienes.
Procesos Ejecutables Sí, Procesos Teóricos No
Los procesos teóricos, de librito, además de que no caben en una pantalla, te dicen que todo está mal y que te faltan muchas cosas.
Por una sencilla razón, fueron diseñados para corporativos multinacionales por catedráticos que nunca han creado una empresa desde cero.
Tu experiencia es invaluable y ha creado en tu mente, los mejores procesos para tu empresa. Por eso sigue creciendo.
Te recomiendo usar el marco de referencia de Sin Desmadre Operativo:
- Claridad Operativa
- Ejecución Consistente
- Indicadores y Consecuencias
Lo he diseñado bajo estos principios: Aprovechar lo que ya tienes. Aumentar la Rentabilidad Operativa. Crear una cultura de trabajo justa.
Querido Dueño, tu librero no te ayudará a recuperar tu tranquilidad y la rentabilidad de tu empresa. Necesitas ejecución. Necesitas subirte a la bici.
Si quieres que tu empresa deje de vivir en el librero y empiece a ejecutar de verdad, agenda una Sesión Estratégica y vemos cómo ordenar tu operación para que funcione sin depender de ti.
Recuerda: Procesos Ejecutables