Solo las cosas que tienen fecha definida ocurren. Las demás son solamente buenos deseos.
En nuestra cabeza tenemos muchas situaciones, de diferente importancia y prioridad, revueltas, sin fechas de compromiso.
Por eso acabamos atendiendo las urgencias primero, porque sí tienen una fecha definida, para ayer.
Esto desencadena un círculo vicioso, que origina el desmadre operativo, provocando un: todo urge, siempre.
En algún momento el cliente solicitó apoyo con un tema, anotaste la actividad en tu libreta, con su respectivo renglón, luego durante el día seguiste anotando cosas.
Cuando llenaste la hoja, le diste la vuelta para tener una hoja nueva y por arte de magia desaparecieron todas las demás actividades. Porque ya no las ves.
Entonces, pasan un par de días, el cliente te marca súper molesto porque no le mandaste nada, la actividad ahora es súper urgente, dejas de hacer todo para sacarle adelante, con ayuda de otras personas, que también dejaron de hacer sus actividades.
El cliente puede ser interno o externo, la situación es la misma.
Hagamos unas cuentas rápidas, todo esto ocurre solamente con una actividad, tu libreta en cada hoja tiene al menos 20 actividades registradas, más los correos, más los WhatsApp, más tus listas en excel. Ahora multiplica este número por el número de personas en tu equipo.
Bomba de tiempo
Literal, hay miles de actividades vivas, dispersas y por lo mismo invisibles. Cada actividad es una bomba de tiempo, que se convertirá en una urgencia.
Esa es la parte más irónica, una actividad sin tiempo de entrega se convierte en una bomba de tiempo, no sabes cuándo, pero sí tienes la seguridad de que explotará.
Otra gran desventaja es que todas las actividades urgentes, se tienen que atender como si tuvieran la misma importancia.
Esta suma de bombas de tiempo, tiene secuestradas las agendas de todas las personas, alejándolas de los temas importantes.
Todo tiene fecha
Aunque no le pongas fecha, todas las actividades tienen un fecha intrínseca de entrega, solo que no todas tienen una consecuencia.
Un par de ejemplos con consecuencia:
Si un cliente te pide algo para el viernes y no se lo entregas, la consecuencia es que se molestará y te exigirá la entrega, entonces te apuras y los resuelves.
El recibo de la luz tiene una fecha, si no lo pagas, te cortan el servicio.
Una actividad con fecha vencida y consecuencia clara, siempre se convertirá en una urgencia.
Ahora te explico la parte más grave, las que no tienen consecuencia.
Es grave porque normalmente son cosas importantes, para la empresa, para ti mismo. Que tú como líder sabes que tienen que hacerse, pero no las realizas porque no tienen una consecuencia visible y mucho menos una fecha de entrega.
Sin embargo, aunque no tengan una consecuencia visible, sí tienen un fecha intrínseca de entrega, después de la cual son inservibles.
Algunos ejemplos “sin consecuencia”:
Crear un nuevo servicio, para atender un nicho de mercado que identificaste. Si te tardas en hacerla, aparentemente no pasa nada. Pero, como tiene una fecha intrínseca de vencimiento. Llegará un momento en que perderá relevancia, porque cambió el nicho de mercado.
Una mejor práctica de un área de tu empresa, que quieres llevar al resto de las áreas. Si no la haces, aparentemente no hay consecuencia.
Todo tiene una consecuencia
Cuando no le pones fecha a los temas importantes, puedes estar seguro de dos cosas: No van a ocurrir y tendrán una consecuencia importante.
Estas consecuencias principalmente son costos de oportunidad, por la inacción:
- Si no creas el nuevo servicio, no podrás entrar al nuevo nicho de mercado.
- Si no implementas la mejor práctica, estás perdiendo eficiencia.
- Si no entrenas a tu equipo, la ejecución es más lenta y costosa.
- Si no usas tu tiempo para dirigir, se limita el alcance de tu empresa.
Ya no te pido que saques cuentas, porque la cantidad de talento, tiempo y dinero que se desperdicia es obvia.
Ponle Fecha a todo
Así es que ponle fecha de vencimiento a todos los temas importantes, deben estar siempre a la vista y además tener un solo responsable bien definido.
Pero es que no le podemos poner fecha, porque no sabemos qué implica.
Entonces ponle fecha a la investigación de qué implica. Si lo que implica está fuera de tu alcance, borras el tema de tu lista.
Si lo que implica está a tu alcance y tarda 6 meses. De inmediato ponle fecha de entrega y una descripción de la consecuencia.
Cuando cada tema importante tiene claramente especificada la fecha, el responsable y la consecuencia, aseguras que ocurrirá.
Cumplir con todo, cumplirlo a tiempo
La visibilidad completa, ordenada, de las actividades con fecha de entrega, facilita el cumplimiento y la participación de todos en la empresa, para pasar de lo reactivo a lo proactivo.
Con cada actividad cumplida a tiempo, liberas espacio en la mente y agenda de las personas, para que se enfoquen al cien por ciento en la siguiente actividad.
Además puedes priorizar tu día a día, enfocándolo primero en lo importante y luego en las cosas pequeñas, atendiendo todo antes de su vencimiento.
Nuestra plataforma CALIXE, está diseñada para gestionar las miles de actividades que viven en tu empresa, ordenándolas de acuerdo a su responsable y fechas de entrega.
Cada persona tiene a la vista solamente las actividades que le corresponden, para atenderlas en tiempo y forma.
En cualquier momento puedes consultar las actividades relacionadas a un cliente, servicio, área o persona, para tomar decisiones oportunas.
Así es que, por el bien de tu empresa, de ti mismo y todas las personas en tu equipo, ponle fecha a todo.
Ponle fecha a eliminar el Desmadre Operativo.
Agendemos una reunión en esta liga, para platicar cómo podemos ayudarte a poner fechas de entrega en los temas importantes.
También puedes aprender 3 herramientas para eliminar el Desmadre Operativo, en este taller de libre acceso, da clic aquí.
Recuerda: Ponle fecha a todo.