Son todas aquellas cosas sencillas, que alguien no hizo a tiempo y se convirtieron en una urgencia, cara y complicada.
Cuando en tu empresa, todo urge siempre, te aseguro que tienes muchas urgencias de mentiritas.
Primero veamos ejemplos de urgencias reales: Se enfermó alguien del equipo, se fue la luz, se daño un equipo por un accidente, un cliente nos pide apoyo con un imprevisto.
Es decir, son todas aquellas cosas que genuinamente no podemos predecir o evitar. Siempre van a estar ahí, son una condición normal de la vida.
El problema son las urgencias de mentiritas, que nacieron como un tema que era muy sencillo de atender y por falta de seguimiento se complicó.
Entonces algo que necesitaba 5 minutos de una persona, ahora necesita una junta de 3 personas, un esfuerzo adicional y en muchos casos un costo extra.
Te pongo algunos ejemplos:
- No metimos la factura al portal del cliente, por eso no han pagado
- El reporte trimestral para el cliente se entrega en 2 días y no tenemos nada
- El cliente nos hizo ver que en los meses pasados no entregamos completo
- No mandamos los resultados de la auditoría porque se perdió el WhatsApp
- Ayer se venció la póliza de seguro anual
La lista es infinita, sin embargo, todos estos ejemplos tienen algo en común, empezaron como cosas sencillas que alguien perdió de vista.
Aquí trabajamos bajo presión
Lo que más me sorprende, es que me lo dicen hasta con orgullo, como si estar apagando fuegos y urgencias, fuera algo bueno.
Trabajar bajo presión, solamente aumenta el círculo vicioso de las urgencias, es súper desgastante para las personas y todos los elementos de la empresa. Siempre genera desmadre operativo.
Es que tenemos mucho trabajo, por eso tenemos muchas urgencias.
Nop, el volumen de trabajo no está directamente relacionado a las urgencias.
Culturalmente, ha crecido esta creencia, incluso se ve mal si estás trabajando relajado, deberías estar estresado, haciendo actos heróicos, salvando la situación en el último minuto, acabar agotado, drenado, todos los días, todas las semanas, todos los meses.
No tiene que ser así.
Trabajar bajo presión, convierte la cultura de trabajo en una zona de guerra, donde todo mundo está a la defensiva y no hay espacio para mejorar.
Sereno Moreno
La causa raíz de las urgencias de mentiritas, es la falta de visibilidad.
No es porque la gente no sea responsable o capaz, es porque en la empresa no hay una cultura formal de seguimiento.
Tener muchos medios de comunicación complica las cosas tremendamente, ¿a qué le hacemos caso: Al whatsapp, los correos, el chat interno, el excel compartido, mi libreta, tu libreta o al pintarrón?.
Está todo regado, todo por sin ningún lado, por eso se pierden las cosas y no se les da seguimiento.
La buena noticia es que tienes todo lo que necesitas, solo necesitas calibrar:
- Definición clara de responsables
- Cada actividad con un responsable y fecha definida
- Un solo medio oficial de seguimiento
- Repaso cotidiano de las actividades
Así como lo dices, se oye muy fácil.
Estoy de acuerdo contigo, se dice fácil, pero necesita compromiso y trabajo diario, para pasar del estado todo urge al estado sereno moreno.
La costumbre te puede traicionar, solo ti te dejas.
Para no dejarte, recuerda cuánto te cuestan estas situaciones:
- Que por apagar fuegos no hagas trabajo directivo
- Desperdicio del 50% de la nómina por retrabajos
- Multas y costos extra por cosas extemporáneas
- Rotación alta por mal ambiente de trabajo
- Pérdida de clientes por falta de atención
Sugiero que agregues las situaciones de tu preferencia, para motivarte a acabar con las urgencias de mentiritas.
Cuando la empresa está trabajando en modo Sereno Moreno, tienes tiempo de anticipar situaciones, mejorar la operación de tu empresa y dar espacio para que crezca el talento de las personas.
En el momento en que llegue una urgencia real, la puedes atender con prontitud, con la tranquilidad de que tendrás a la vista las demás cosas por atender y nada quedará en el olvido.
Tal como te comenté anteriormente, podrás sacar el máximo provecho a todo lo que tienes, con tranquilidad y eficiencia.
Lo más importante, es que volverás a trabajar como Director. Nunca más como apaga fuegos.
Nuestro servicio de apoyo a la colaboración, conjuga entrenamiento permanente, plataforma tecnológica y acompañamiento para evitar las urgencias de mentiritas.
Platiquemos para entender cómo está tu nivel de urgencias, agenda una reunión en esta liga.
También puedes aprender 3 herramientas para eliminar el Desmadre Operativo, en este taller de libre acceso, da clic aquí.
Recuerda: Sereno Moreno.