Además de que asegura una operación consistente, libera mucho espacio en la agenda para que el equipo se enfoque en lo importante.
Gran parte del desmadre operativo se origina por cosas muy sencillas que no se atendieron en su momento y ahora son una emergencia.
Estas emergencias normalmente se delegan para arriba y son las que te causan una justificada molestia: Te pasas el día resolviendo urgencias que te alejan de las cosas importantes.
La talacha son todas las cosas sencillas que tienen que hacerse a lo largo y ancho de la empresa. Son sencillas pero necesarias, porque ayudan al funcionamiento de la empresa.
Por eso no se hacen, NO son emocionantes. Siempre habrá algo más importante en lo que ocuparse.
Hay personas que de plano no quieren hacerlas, otras personas genuinamente las olvidan y algunas más ni siquiera saben que tienen que hacerlas.
Un intento muy común es hacer elaborados manuales de operaciones, donde viene descrito a la perfección todo lo que tiene que hacerse, en qué momento y qué rol es responsable.
Lo que no dice es cómo se van a ejecutar, por eso tienes libreros llenos de carpetas con manuales operativos que nadie usa.
Paso 1: Identificar
Para motivarte a que realices esta talacha, te recuerdo que las urgencias consumen tu tiempo como dueño y no te dejan enfocarte en los temas estratégicos que solo tú puedes hacer.
Para motivarte aún más, calcula el dinero que se pierde mensualmente por todos los descuidos en la cosas sencillas: Sueldos, intereses, multas, servicios con los clientes, retrabajos y un largo y carísimo etcétera.
Ya con esta bonita motivación, te explico cómo identificarlos, es algo muy sencillo y poderoso.
Pídele a cada persona en la empresa, que te mande una lista de su talacha con dos columnas, actividad y frecuencia. Por ejemplo: Reporte servicio al cliente, semanal. Visita a sucursal, mensual. Prenómina, semanal.
Muchas personas se sorprenderán por el volumen de la talacha que debe realizarse, tú incluído. Consolida toda la información agregando dos columnas: área y persona.
Ahora tienes un mapa completo de todas las actividades sencillas y necesarias, que puedes reacomodar por área, persona, ajustar en frecuencia, agregar o eliminar.
En Automático
Recuerda que el objetivo es que todas las actividades de la lista se ejecuten en su momento, por la persona responsable.
La forma más sencilla de lograrlo es ponerlas en automático.
Con nuestros clientes, cargamos todas estas actividades en nuestra plataforma de colaboración CALIXE específicamente en la funcionalidad: Actividades automáticas.
Lo hacemos por puesto, por área y por persona.
Por puesto: En el puesto encargado de sucursal cargamos todas las actividades relacionadas con la operación de la sucursal. Así garantizamos que todas las sucursales hagan su talacha bien.
Por área: Para todas las personas del área asignamos actividades automáticas y recurrentes, para que cumplan con su talacha.
Por persona: Para temas específicos se asginan tareas por persona, por ejemplo a un ejecutivo de cuenta se le asigna enviar el reporte al cliente cada viernes.
Todos los días CALIXE recorre las actividades automáticas y genera asignaciones directas a las personas correspondientes.
En el listado de cada persona, aparecen estas actividades con una fecha de vencimiento claramente definida. Junto con las actividades normales de su trabajo.
Tener todo a la vista les ayuda a organizar su día y garantiza que entreguen todo oportunamente porque lo tienen a la vista.
… y bien Medida
Además de que la talacha se asigna en automático, se mide en automático, porque existen reportes en tiempo real para consultar las actividades a tiempo y vencidas para cualquier dimensión: Cliente, proyecto, área, persona.
Esta visión integral permite una toma de decisiones inmediata, orientada a la prevención. Siempre es más eficiente prevenir que corregir.
Si tienes varias personas en el mismo puesto, puedes identificar quién está cumpliendo con la talacha oportunamente.
También te darás cuenta de las talachas que ya no son relevantes, porque aunque se cumplen no generan valor para nadie.
Liberar agendas
Garantizar la ejecución y medición de la talacha, refuerza la base operativa de tu empresa.
Un beneficio inmediato es la liberación de agendas, es decir más tiempo productivo en toda la empresa, empezando por ti.
Es muy importante que llenes estos espacios con temas bien definidos, como la mejora de algún servicio, ir por un mercado nuevo, reforzar la relación con tus clientes.
Lo mismo con tu equipo de trabajo, que enfoquen sus espacios en temas de valor.
El impacto más importante de liberar agendas, es que multiplicas tu empresa con los recursos que ya tienes.
Talacha en Automático = Multiplicar tu empresa.
Te invito a platicar sobre la talacha en tu empresa y cómo usarla a tu favor. Agendemos una reunión en esta liga.
También puedes aprender 3 herramientas para eliminar el Desmadre Operativo, en este taller de libre acceso, da clic aquí.
Recuerda: Talacha Automática = Multiplicar.