Arriba del iceberg están los reportes que ves. Abajo está la información que deberías ver.
El porcentaje “visible” de tu empresa en el mejor de los casos es un 20%, casi siempre enfocado a ventas, cobranza y a veces la utilidad.
La desventaja de esto, es que realmente no sabes que está pasando en el 80% de la empresa y por lo mismo hay situaciones que solo ves cuando explotan.
Una vez reventado el tema, empiezas con el análisis forense y te lamentas de no haber atendido la situación a tiempo, la resuelves y en dos semanas todo vuelve a la “normalidad”.
Solo que estas situaciones revientan como palomitas y te la pasas resolviéndolas, alejándote de las cosas importantes que solamente puedes hacer tú.
Las personas en tu equipo tienen el mismo problema, están resolviendo cosas, no atendiendo prioridades.
El origen de este desmadre operativo, es que no tienes visibilidad de lo que está pasando, solo algunos reportes de lo que ya pasó en el mes pasado, que alguien consolidó a mano.
¿Qué hay debajo del iceberg?
Abajo del iceberg está el corazón, la razón de ser de tu empresa, todo lo que ha permitido que crezca y se mantenga a través de los años.
Junto con todas estas cosas positivas y poderosas, están las cosas que no deberían hacerse, los errores en comunicación, retrabajos, precios desactualizados, clientes que no deberías estar atendiendo.
Aunque están revueltos, cuando te enfocas en la parte de abajo del iceberg, puedes obtener información preventiva y datos que te permitirán anticipar situaciones, manteniendo el cauce de tu empresa.
Por supuesto, existen situaciones que no puedes anticipar, la ventaja es que cuando tienes una buena visibilidad, las puedes abordar más efectivamente.
Todo está conectado
Como los números salen positivos, no volteamos a ver lo de abajo, porque es aburrido y no es lo que deja dinero.
La realidad es que todo en la empresa, todo, está conectado, desde la dirección general hasta la persona más operativa.
Utilidades, Ventas, Cobranza, Entregas a tiempo y Recurrencia. Todos estos indicadores ocurren por el trabajo de todos en la empresa, no son entes aislados.
Las utilidades no son la diferencia entre la venta y la cobranza, son el resultado de todo lo que hacen las personas en su trabajo diario.
Ocurren cuando se vende al cliente correcto, con el precio correcto, se entrega completo, a tiempo, se factura y se cobra oportunamente.
Todas las áreas, todas las personas, inciden en las utilidades y en cada uno de los indicadores.
Visión Completa: Arriba y Abajo
“Lo que me estás diciendo es que necesito tener cientos de indicadores. Eso no se puede, mi gente se la pasaría cargando números y no podría trabajar.”
Siempre me dicen esto cuando explico el tema, claro, con palabras más coloridas.
Mi respuesta es: Ya estás generando cientos de indicadores e información, con las actividades diarias que realiza todo tu equipo. Solo que lo tienes todo regado en correos, whatsapp, exceles, cuadernos.
De hecho esa es la información que usas para tus análisis forenses, la reunes toda, ordenas datos y descubres qué pasó. Solo que a mano consumes mucho tiempo y esfuerzo para lograrlo.
La solución es conectar tus indicadores principales con el trabajo cotidiano de la gente.
Así tendrás información al día, sobre la cual puedes ir haciendo doble clic, hasta llegar a la causa raíz.
Necesitas dibujar el árbol genealógico de cada indicador. Vuelvo al ejemplo de las utilidades.
Ejemplo: Árbol Genealógico Utilidades
- Ventas
– Cliente correcto
– Servicio correcto
– Precio correcto
- Costo
– Alcance del servicio
– Costo de los componentes
– Costo de entrega
Para que tengas la utilidad esperada, necesitas que cada rama del árbol se mantenga dentro de su rango óptimo, lo mismo debe ocurrir para cada subrama.
De acuerdo a este ejemplo, el indicador de Utilidades tiene 2 indicadores de rama y 6 indicadores de subrama. 9 en total.
Estos nueve indicadores te permiten ver arriba, abajo, hacia los lados y entender inmediatamente que está afectando la utilidad deseada. Tienes una mira láser para solucionar la causa raíz.
“Siguen siendo muchos indicadores”
Cuando estos indicadores son cargados por las diferentes personas que interactúan, cada una máximo cargará 2 indicadores.
Aquí viene la fórmula secreta
…… puntos suspensivos, para meterle suspenso
La fórmula secreta consiste en poner el árbol genealógico en una herramienta tecnológica.
Donde cada persona capturará el dato en cuánto este se genera, no al final del día, no al final de la semana, en cuánto se genera.
La herramienta consolidará la información de cada subrama, en la rama y por consiguiente en el indicador principal.
Así tendrás un indicador en tiempo real, en la parte de arriba del iceberg, que cuando tenga alguna desviación te permitirá ver todo lo que está abajo del iceberg, pues fácilmente navegarás entre las ramas y subramas.
Otro gran beneficio, es que cada persona tendrá claro el indicador que tiene que cuidar, en términos de captura y rango óptimo. Con lo cual podrá anticipar desviaciones y levantar la mano para pedir ayuda.
Está visibilidad dará a tu empresa muchísima agilidad.
En Sin Desmadre Operativo, tenemos una herramienta que integra el árbol genealógico de cada indicador con el trabajo cotidiano, se llama Calixe, genera tableros con información en tiempo real.
En esta liga puedes agendar directamente una llamada en el horario que prefieras.
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Recuerda: Lo de abajo provoca lo de arriba.