Con el Desmadre Operativo, las fugas de utilidades ocurren en todo tu proceso de negocio, son pequeños montos, que sumados son alarmantes.
Las fugas son la explicación a la misteriosa situación, de un mes con muy buenas ventas, que tuvo pérdidas en lugar de ganancias.
Estas fugas ocurren en dos planos Cuantitativo y Cualitativo:
Cuantitativo, quiere decir todo lo transaccional, lo que se suma, resta y multiplica. Las fugas en este ámbito se dan cuando hay errores en los montos de cotizaciones, no tienes actualizados tus precios o bien tus costos se modificaron y no se han actualizado.
Cualitativo, se refiere a la interacción entre las personas de tu empresa, clientes y proveedores. Aquí las fugas ocurren cuando, por errores de comunicación, hay cosas que se hacen dobles, entregas tardías y bomberazos.
Como todo en la empresa, ambos planos están estrechamente relacionados, los errores cuantitativos multilplican los cualitativos y viceversa. El resultado es que el monto de las fugas se multiplica.
Las Fugas no se ven porque son pequeñas
Este es el principal problema, que todos en la empresa se acostumbran a las fugas pequeñas. Si es una fuga de cualitativa, solo se piensa: Hoy me tardé un poco más en hacer lo mismo. Cuando es una fuga cuantitativa se piensa: No es tanto dinero y siempre ha sido así.
Te tengo dos noticias, una buena y un mala.
Primero la mala, te voy a proponer hacer un ejercicio, para sumar el monto de todas las fugas en un mes normal en tu empresa, el número te va a impactar, preocupar y por supuesto enojar.
La buena noticia, es que ese monto te motivará a eliminar las fugas, que por cierto ya tendrás identificadas.
Dinero, tiempo, costo de oportunidad
Las fugas de utilidades se dan en estas tres formas, aunque al final todas se manifiestan en dinero, solo estamos conscientes de las fugas que claramente nos hacen perder dinero.
Empecemos con el ejercicio, analizando solamente un mes, como siempre, haremos una lista en excel con las siguientes columnas: Nombre, Área, tipo de fuga, monto.
Te explico a detalle.
- Nombre: Nombre de la fuga
- Área: Ventas, Operaciones, Administración
- Tipo de Fuga: Dinero, tiempo, costo de oportunidad
- Monto: Cuando es dinero escríbelo directamente, más adelante te digo cómo convertir tiempo y costo de oportunidad
Ahora unos ejemplos específicos:
- Cotizamos a menor precio | Ventas | Dinero | 20,000 pesos
- Hicimos el servicio dos veces | Operaciones | 2 horas adicionales
- Tardamos en facturar | Administración | 30 días de retraso en pago
- Entregamos tarde al cliente | Operaciones | Cliente muy molesto
Para el caso del tiempo, te sugiero un ejercicio sencillo, multiplica las 2 horas adicionales por el costo por hora de las personas involucradas, ese valor multíplicalo por dos para considerar gastos indirectos.
En el caso de los costos de oportunidad, es un poco más complicado, sin embargo, te sugiero que estimes el impacto en monto. Para el caso del retraso de 30 días, cuánto te costará no tener ese dinero. Para el cliente muy molesto, qué cantidad está en riesgo, es decir, cuánto ingresamos por ese cliente.
Ahora sí, el momento de la verdad, suma todos los montos
Cualquier cantidad arriba de un peso requiere atención, recuerda que las utilidades son la razón de ser de nuestra empresa, el motor con el que generamos permanencia y crecimiento.
A nadie le gusta la suma de utilidades perdidas, sin embargo, ahora ya conoces con gran precisión el tamaño de las utilidades que vas a recuperar.
Usando la agrupación de datos del excel, filtra por área, así sabrás cuántas utilidades estás perdiendo en Ventas, Operaciones y Administración.
Antes de sacar el sable vengador y llamarle al responsable del área, ordena las fugas por monto de mayor a menor, ahora agrega una columna llamada PLAZO. En ella escribe solo tres opciones: Corto, Mediano, Largo.
Ahora filtra las fugas de acuerdo al PLAZO. Las que te salgan en Corto Plazo son las que vas a atender de manera inmediata. Así podrás recuperar utilidades de inmediato y tener un primer gran triunfo.
Una vez tapadas las fugas de corto plazo, vuelve a filtrar en: Ventas, Operaciones y Administración. Crea un plan para el Mediano y Largo plazo.
Explícale a tu equipo esta lista, con claridad y sin buscar culpables, para que todos sepan cómo identificar y reportar una fuga sin importar su tamaño.
Siempre aparecerán fugas nuevas, es normal, la diferencia es que ahora sabrás cómo identificarlas y eliminarlas para no perder utilidades.
En la Metodología Sin Desmadre Operativo, existen dos herramientas para evitar las fugas. El Checklist Operativo, que describe cómo generar utilidades, qué hacer y qué no hacer. El Mapa Financiero Ranchero, que protege los montos de ingresos y egresos cada mes, estableciendo un plan de referencia claro para todos.
Te invito a agendar una Sesión Antifugas, en esta liga.
Recuerda: Utilidades Primero.