Hay muchísimas historias de terror en implementaciones de ERP: Eternas, carísimas, sin resultados.
La causa raíz es la misma en todos los casos, poner el ERP arriba del Desmadre Operativo. Más desmadre, más rápido.
Esta situación es más visible en el caso del ERP, sin embargo ocurre en muchas iniciativas de cambio.
El común denominador de un proyecto atorado es: Todos están enojados. Dirección, Finanzas, Operaciones, Proveedor del ERP, por supuesto todo el equipo de trabajo.
Todos tienen el mismo interés en que funcionen las cosas, pero todos tienen una perspectiva diferente.
La historia comienza como una buena iniciativa, la empresa ha crecido a un punto en que los sistemas de cajita y los exceles no son suficientes.
El negocio necesita que la información fluya para tomar decisiones, operar y crecer.
Entonces se llega a la conclusión de instalar un ERP. Se buscan opciones en el mercado, se hace la investigación con el compadre y la competencia. Se toma una decisión.
Se realiza la inversión en tecnología, el ERP está instalado y listo para que se cargue la información, aquí empieza el problema.
El ERP se ve como la solución a todos los males, entonces cada área quiere que funcione de acuerdo a su entender.
Se comienzan a construir opciones especiales y chipotes en el ERP.
El equipo que está implementando el ERP, normalmente es de ingenieros junior, entonces se limitan a poner lo que les piden.
Al cabo de unos meses, el ERP sigue sin funcionar, no cuadra nada y la gente sigue usando sus exceles porque el trabajo no se detiene.
El asunto está peor que antes, tienes un porsche estacionado y estás trabajando con tu vochito.
¿Por qué pasa esto?
Es una combinación de situaciones, siendo las más comunes:
- Se automatiza el Desmadre Operativo
- Cada director quiere ser el héroe de la película y compiten entre ellos
- Las personas creen que el ERP las dejará sin trabajo
- El equipo de implementación tiene un enfoque toma pedidos
- Nos queremos comer la vaca completa
¿Qué hacer?
Hace más de 20 años, estaba con un dueño de empresa, íbamos a implementar una plataforma y le pregunté: ¿Cuál es su proceso de negocio?
Me contestó: ¿Cuál, el que tenemos o el que necesitamos?
Fue una gran pregunta, que muchos dueños no se hacen. Cuando inicias un proyecto necesitas enforcarte en lo que necesita el negocio, no en lo que tienes.
De esta manera, en lugar de automatizar el Desmadre, te enfocas en automatizar el proceso de negocio óptimo para la empresa.
Ahora bien, no puedes, ni debes empezar con todos lo procesos de la empresa al mismo tiempo.
Necesitas enfocarte solamente en tu proceso base, en tu fortaleza principal. Es decir, aquello que si dejas de hacer, acabaría con tu empresa en 3 meses.
Empieza documentando solamente tu proceso base, incorpora a tu equipo directivo, repasen cuál es la mejor manera de hacerlo, revisen con el equipo operativo y sobre todo, conecten los puntos.
El proceso base no solo es el corazón de la empresa, es responsabilidad de todas las áreas.
Realizar este ejercicio elimina los protagonismos, garantiza el trabajo en equipo y la preparación de información.
En lugar de tener 3 exceles con la lista de los clientes, en equipo, se realiza una sola lista, consolidada, útil para todos. Lo mismo con el resto de las partes del proceso.
Cuando tienes listo el proceso y sus componentes, identifica los indicadores que necesitas desde lo general hasta lo particular y cómo vas a obtener la información, para que se generen automáticamente.
En este momento ya tienes todo listo para salir a buscar un ERP adecuado a tus necesidades, porque ya puedes evaluarlo con respecto a tu proceso base y la naturaleza de tu empresa.
Necesitas un ERP que respete tu proceso de negocio, porque es la esencia de tu empresa. En otras palabras nunca cambies tu esencia para que se ajuste a un ERP.
Una vez seleccionado, dedica un tiempo importante y de calidad para explicarle al proveedor y equipo de implementación del ERP, qué es lo que necesita exactamente tu negocio.
Pasito Tun Tún
Divide la implementación en pasos cortos, en lugar de encargar que se implemente todo el proceso de golpe.
De esta manera puedes enfocar a todo el equipo en implementar cada paso contundentemente, cargando información correcta, validando el funcionamiento y entrenando el equipo.
Al finalizar cada paso, llévalo a la operación cotidiana, no hay mejor validación que el uso diario, realiza los ajustes y listo, vas por el siguiente paso.
Con cada paso corto, resuelves una situación de negocio y evitas estar regresando a hacer correcciones.
Para cuando vas en el paso 3 o 4, el ERP empezará a generar información de valor y resultados.
Recuerda que el principal interesado en que todo funcione eres tú y tu equipo, por eso una persona de tu empresa debe liderear al equipo de implementación.
¿Y la Cheyenne Apá?
Una vez cubierto tu proceso principal, tienes una base firme para automatizar el resto de la empresa, siempre dando un paso a la vez.
Siempre definiendo lo que se necesita, consolidando cada parte operativa y luego construyendo con pasito Tun Tún.
Una observación importante, es que cualquier ERP está enfocado a la parte Transaccional de tu empresa, lo que suma, resta o multiplica. Facturación, cobranza, inventarios, proveedores, pagos, impuestos, costos.
En resumen todo lo cuantitativo, que se puede contar.
La colaboración de las personas, el trabajo en equipo no se gestionan en el ERP, solamente se registran los resultados.
Para que se genere una factura de un cliente nuevo, alguien tuvo que hacer la venta, contactar al prospecto, tener reuniones, preparar un propuesta, hacer el cierre, recopilar la información de facturación y contrato.
Nada de esto está o debe estar en el ERP, porque es información cualitativa, relativa a las actividades que realizan las personas para ofrecer los servicios de la empresa.
En Sin Desmadre Operativo, apoyamos a las empresas de servicio para que su trabajo cualitativo (intangible), aproveche la tecnología para ser cumplido, medido y mejorado.
Seguimos un proceso como el que te describí para el ERP.
Es importante que tengas cubiertas ambas dimensiones. Cuantitativa con el ERP. Cualitativa con una plataforma de colaboración como la nuestra.
Así podrás seguir creciendo, haciendo las cosas que tu empresa necesita para servir a sus clientes. Apoyado en indicadores claros, generados desde el trabajo cotidiano para tomar decisiones oportunas y estratégicas.
Cuando automatizas lo que tu empresa necesita, refuerzas el talento de las personas en tu empresa y todos los recursos que tienes.
Me dará mucho gusto compartir contigo cómo puedes pasar de Está Re Pendiente a Está Resolviendo Procesos, puedes agendar una sesión en esta liga.
Recuerda: Lo que necesitas, no lo que tienes