Los correos con copia a todos son el peor enemigo de la productividad y el mejor amigo del Desmadre Operativo.
El Desmadre es directamente proporcional al número de correos con copia a todos que recibes como Dueño y que circulan en la empresa.
Por supuesto, todos los días, las personas en la empresa reciben cientos de correos de este tipo.
El problema es que las actividades quedan enterradas en una montaña de desinformación, por eso nadie sabe que está pasando.
Para empeorar la situación, están los grupos de WhatsApp. El de los gerentes, los del área, los que se caen bien, los que nacieron en mes par, los que le van a un equipo de fútbol y por supuesto el famoso grupo secreto donde no estás tú y se llama: Que no se entere el jefe.
Frecuentemente me encuentro con Dueños que me dicen: No entiendo por qué tenemos tanto Desmadre si todos lo procesos están definidos, capacitamos a la gente y nuestra comunicación es excelente.
Entonces les explico lo siguiente:
- Procesos están definidos. Pero nadie los usa, todos trabajan por costumbre.
- Capacitamos a la gente. El primer día con el curso de inducción.
- Nuestra comunicación es excelente. Todos tienen correo electrónico de la empresa.
El problema es que solo tienes piezas sueltas, nada está conectado entre sí y peor aún, nada está conectado al trabajo diario.
Por eso hay tantos correos con copia a todos. Las personas tratan de tapar los agujeros avisando a todos que “sí están trabajando”.
En el correo tengo todo a la mano
Dueño: “No Willy, tu crees que tengo un desmadre, pero yo con el correo puedo controlar toda la empresa, porque estoy enterado de todo.”
Mi mismo: “¿Entonces por qué me llamaste?”
Dueño: “El problema es mi gente, que no cumple con lo que tiene que hacer.”
Mi mismo: “Entonces aprovechemos tu correo, para hacer un diagnóstico rápido. Por favor dime qué área tiene más carga de trabajo.”
Dueño: “Déjame busco el correo donde viene el reporte de cargas de trabajo.” Cinco minutos después. “Déjame le marco a la persona de RH y al de operaciones”. Otros cinco minutos después. “Bueno, en lo que nos mandan la información ¿Por qué dices que tenemos Desmadre?”
El correo electrónico, el WhatsApp, los chats, son herramientas de comunicación, no de colaboración.
Comunicación significa transmitirle un mensaje a otra persona. Colaborar significa asignarle una responsabilidad a una persona, con un fecha de entrega clara. Son totalmente diferentes.
Que todo México se entere
Esta confusión provoca pérdidas de cientos de miles de pesos en tu empresa, que salen de la rentabilidad operativa.
Todo empieza así. Estás en una junta con tu equipo directo. El practicante o el nuevo, que no tienen contexto de la empresa, toma nota. Te manda sus notas por WhatsApp.
Para que el mensaje sea institucional, oficial, primordial y todo lo que acabe en “al”, lo mandas con copia a todos los asistentes, así no habrá duda de los acuerdos.
Como viene de tu parte, todos contestan de inmediato cosas como: Recibido, Gracias, Que buena junta, Buen día, Nunca cambies vales mil. Con copia a todos por supuesto.
Entonces tus reportes directos, mandan el correo con copia a todo su equipo, para que estén enterados y apoyen para resolver los temas de la junta.
Como la gente ve que tú mandaste el correo, contestan de inmediato, también con copia a todos para demostrar que son super responsables.
Resultado, un correo kilométrico, con unos acuerdos escritos sin contexto, que no tienen responsables asignados y nadie sabe para cuando son.
Aprovechar lo que ya tienes
No necesitas inventar el hilo negro para resolver esta situación, porque ya tienes el 90% de las cosas que necesitas.
Tienes una empresa con talento probado, clientes, recursos, años en el mercado.
Gracias a todo esto tu empresa ha crecido y como consecuencia natural la forma de trabajar se tiene que ajustar a tu nueva realidad.
Mi misión, es ayudar a los Dueños de Empresas de Servicio para que aprovechen todo lo que ya tienen a través de la colaboración diaria, basada en una cultura de trabajo justa.
Para ello les ayudo a construir tres pilares:
- Claridad Operativa.
- Ejecución Consistente.
- Indicadores y Consecuencias.
Claridad Operativa. Haciendo un trabajo conjunto, recorremos el proceso de negocio, para definir las actividades específicas que tienen que hacerse en cada paso, con un solo responsable y fecha de entrega.
Ejecución Consistente. Instalamos una cultura de colaboración diaria. Donde cada persona tiene claridad de lo que le corresponde. Los coordinadores pueden supervisar a su equipo desde el cumplimiento.
Indicadores y Consecuencias. El trabajo cotidiano de cada persona alimenta los indicadores. Aplicando las consecuencias, se crea una cultura de trabajo justa. Basada en la autogestión. Que permite tomar decisiones con información veraz y oportuna.
¿Y el correo?
Cuando tu empresa vive diaramente estos pilares, no necesitas el correo para colaborar.
Cada persona gestiona sus actividades en una plataforma de colaboración, que les muestra claramente lo que tiene que realizar.
La plataforma convierte la información de estas actividades, en tableros e indicadores, que se usan para gestionar el trabajo individual y en equipo.
Como dueño, puedes revisar inmediatamente cualquier dimensión operativa: Clientes, áreas, proyectos, personas.
Es decir, lo que antes estaba regado en: el correo electrónico, WhatsApp, archivo compartido, chats. Ahora se gestiona en un solo lugar.
Con esta eliminación del Desmadre Operativo recuperas tiempo de tu equipo actual. El cual aumenta la productividad de tu empresa y por supuesto la Rentabilidad Operativa.
Querido Dueño, no necesitas estar copiado en todo, necesitas tener visibilidad de todo, para tomar las mejores decisiones.
Platiquemos cómo puedo ayudarte a dejar de usar el correo para dirigir. Puedes agendar reunión en esta liga.
Recuerda: Visibilidad Total