Están en todas las partes de tu proceso de negocio, individualmente no se notan, pero todas juntas afectan la continuidad de tu empresa.
Hay fugas de todos los tamaños, como la membresía de 20 dólares que se carga a la tarjeta y nadie sabe de qué es, o servicios que se dan pero ni siquiera se facturan.
Aunque casi siempre son involuntarias, afectan profundamente a la empresa.
Otra característica es que individualmente no se ven: Porque son montos pequeños. Así trabajamos aquí. Si funciona para que le mueves. La empresa “va bien”.
Sin embargo, siempre, siempre, afectan negativamente la rentabilidad operativa.
Eso explica porqué de repente estás ganando menos, incluso con mayores ventas. Necesitas más personas para hacer el mismo trabajo. Las líneas de crédito siempre están a tope. El flujo está muy ajustado.
Estas fugas alimentan el desmadre operativo y ponen a la empresa en estado de urgencia, porque la rentabilidad ya no da como antes.
Y la urgencia siempre será enemiga de la rentabilidad.
Follow the Money
Para encontrar las fugas, necesitas recorrer las tuberías de tu empresa por donde pasa el dinero, para entender porqué no se está cumpliendo tu meta de rentabilidad operativa.
El dinero tiene dos flujos, entrada y salida. Recorre ambos caminos.
Flujo de entrada:
¿Estamos vendiendo lo que nos conviene, con los márgenes adecuados a los clientes que nos convienen?
¿Establecemos reglas claras del juego para no dar de menos ni de más al cliente?
¿Facturamos todo y mandamos las facturas a tiempo?
¿Cuidamos los ingresos recurrentes?
¿Cobramos lo que hacemos y hacemos lo que cobramos?
Flujo de salida:
¿Pagamos comisiones sobre lo vendido o sobre lo cobrado?
¿Estamos cumpliendo con nuestro presupuesto de gastos operativos si es que lo tenemos?
¿Cuánto y de qué tipo son los gastos fuera de presupuesto?
¿Quién autoriza los gastos fuera de presupuesto y por qué?
¿Qué porcentaje de la nómina estamos desperdiciando, por retrabajos y confusiones?
Enfoque
Te advierto que encontrarás muchas cosas que te molestarán, más bien te vas a enojar.
No pierdas tiempo en el berrinche, bueno 5 minutos para desahogarte y a seguirle.
Cuando estoy en este ejercicio con mis clientes, en este punto les hago la siguiente pregunta: ¿Qué es peor que tener 20 facturas por cobrar a final de mes?
Respuesta: No saber que tienes 20 facturas pendientes de cobro.
En otras palabras, es mejor tener malas noticias que andar a ciegas.
Así es que a partir del recorrido por el flujo del dinero, enfócate en tapar las fugas, no todas al mismo tiempo.
Escribe una lista con el nombre de la fuga, el monto que representa, tiempo para repararla, dinero necesario para repararla.
Ahora ordena la lista de mayor monto de fuga a menor, y enfócate en la primera solamente. Y así una por una.
Por supuesto, la ley de pareto funciona aquí también, la mayoría de las veces el 20% de las fugas resuelve el 80% del problema.
De cualquier manera, tapa todas las fugas.
Parche o tubería nueva
Muy importante, es que no parches las fugas, necesitas cambiar la tubería.
Parchar la fuga es enfocarte solo en resolver el problema del mes en curso, metiéndote tú, Dueño, a cuidar que todo salga bien, luego cuando está resuelto olvidas el tema y te vas al siguiente. Ese parche se va a caer.
Necesitas cambiar la tubería: Definir cómo hacer esa parte del proceso. Establecer un indicador, con un rango de operación. Asignar un responsable de alimentarlo y sobre todo un responsable de cuidarlo. Entrenarlos y poner una consecuencia clara.
De esta manera, eliminas la fuga de raíz y delegas la sana supervisión.
Con cada fuga reparada, tu rentabilida operativa vuelve a la normalidad y en muchos de los casos incluso mejora.
No te confies, porque siempre pueden aparecer nuevas fugas. Como en tu casa cuando no le das mantenimiento.
La diferencia, es que ahora tendrás indicadores preventivos, generados desde el trabajo diario, que te ayudarán a anticiparlas.
Cuando tapas las fugas, dejas de ser el plomero y vuelves a ser el Director General, en otras palabras: Aprovechas más todo lo que ya tienes.
Platiquemos cómo podemos acompañarte para cambiar la tubería y evitar las fugas. Puedes agendar reunión en esta liga.
Recuerda: Menos fugas más rentabilidad