La mayoría de los tableros solo miden el Desmadre. Por eso no sirven para ordenar la empresa.
Irónicamente, el exceso de información es aliado del Desmadre Operativo. Hay datos por todos lados que no ayudan a decidir ni a ejecutar.
Como en todo, los extremos son malos. Es tan malo llevar todo en papel como tener pantallas llenas de números que no dicen nada.
Dueño: “En nuestra empresa, por información no paramos, hemos invertido muchísimo en tecnología”.
Yomero: “Muy bien ¿Y cuál es el problema que quieres resolver?”.
Dueño: “Que aún con los tableros, seguimos teniendo urgencias y bomberazos”.
Yomero: “¿Puedo ver uno de los tableros?”
Dueño: “Claro, te muestro mi tablero”.
Yomero: “¿Qué dato te dice cómo va la empresa?”
Dueño: “Todos”.
Yomero: “¿Cuáles de estos datos ven las personas en la operación?”
Dueño: “Ninguno, el tablero es solo para mí y mis directores, porque tiene información confidencial”.
Yomero: “El problema en tu empresa es que los tableros e indicadores están desconectados de la operación. Las personas no saben qué variables tienen que cuidar.”
¿Esfuerzo desperdiciado?
Con algo de pesar me comentó el Dueño: “Entonces todo el esfuerzo en tecnología ha sido un desperdicio”.
Mi respuesta: “El esfuerzo ha sido correcto, solo necesita alineación y algunas partes complementarias”
El Dueño: “Cáspita, procede a explicarme más.” (Versión traducida para no usar palabras altisonantes. Aunque se escuchó mejor la versión original).
Medir el Desmadre no genera Orden
Una respuesta común al Desmadre es poner tableros y métricas para todo.
Justo ahí está el problema, porque estás midiendo el Desmadre cuando lo que debes medir es el orden.
El esfuerzo se está enfocando en el lugar incorrecto.
Medir el Orden
Si mides los problemas ya vas tarde, porque ya ocurrieron.
Por el contrario, cuando mides el orden, estás anticipando situaciones, porque fácilmente identificas lo que se está desviando.
En otras palabras, todo en tu empresa tiene un inicio y un fin. Si cuidas el inicio y el camino, el fin se cuida solo.
La claridad operativa es el primer paso, que permite tener en blanco y negro una descripción de cómo operar con orden. Dónde empiezan las cosas y cómo se hacen.
El segundo paso, ejecución consistente, es el más importante porque guía a las personas y genera información en el momento del trabajo cotidiano.
El paso que amarra todo son los indicadores y consecuencias, porque dan información objetiva, oportuna y clara a todas las personas desde la operación hasta la dirección.
Semáforos y Trazabilidad
Cada persona necesita tener su propio tablero, adecuado a su posición y responsabilidades.
Pero no un tablero tradicional, un tablero poderoso que solamente tiene 2 o 3 semáforos.
Verde todo ok. Amarillo algo a punto de vencerse. Rojo algo está vencido.
En este punto es donde reutilizas el esfuerzo que ya hiciste en tu tablero.
Te lo explico con una estructura tradicional. Operativo, Gerente, Director, Dueño.
Operativo. Solo tiene dos semáforos:
1. Cumplimiento de actividades.
2. Procesamiento de órdenes de compra.
Gerente. Los mismos dos semáforos. Que se alimentan de la información de las personas a su cargo.
Director. Los mismos dos semáforos. Que se alimentan de la información de sus gerentes.
Dueño. Consolidado de sus directores.
Si el semáforo del Dueño está en amarillo, al dar clic ve los semáforos de sus directores e identifica quién está provocando el amarillo.
Y así se puede ir hacia abajo para identificar la causa raíz.
Esto no significa que tú, Dueño, lo tengas que solucionar; esta responsabilidad es de tu cadena de mando.
Lo importante es la trazabilidad, que permite identificar la causa raíz inmediatamente y actuar con gran efectividad.
Semáforo en Verde
Esta estructura de información conecta directamente la operación con el indicador general. Conecta el inicio, el camino y el fin.
Y sobre todo, le da a cada persona una guía clara para cumplir con su encargo. Sin interpretaciones personales, sin excusas, solo información clara.
En lugar decir: “Échale ganas Juanito”
Dices:
“Juanito, tu responsabilidad es que tus dos semáforos siempre estén en verde. Para mantenerlos así, cumple a tiempo con tus actividades y procesa las órdenes de compra en cuanto las recibas.
Cuando se presente una situación que ponga tu semáforo en amarillo, revísala con tu jefe.”
Y la misma explicación para toda la estructura. Es clara, justa, objetiva, compartida.
Con esta nueva cultura, todas las personas cuidan el verde en sus semáforos, revisándolos ágilmente varias veces durante el día.
Porque el orden y la Rentabilidad Operativa dependen del cumplimiento diario de cada persona.
Para ti, Dueño, te sugiero un tablero como este:
- 🟢 Rentabilidad Operativa
- 🟢 Ventas
- 🟠 Cobranza
- 🔴 Entregas a tiempo
- 🟢 Recurrencia
Lo puedes revisar diariamente en segundos y enfocarte solamente en lo que no sea verde.
Volviendo al punto inicial. Convierte el exceso de información en indicadores sencillos, oportunos, fáciles de cuidar. Enfocados en medir el orden.
Querido Dueño, tu empresa no necesita un tablerote con todos los números posibles, necesita una guía clara y poderosa para enfocar el talento de las personas.
Si tu empresa tiene tableros y las urgencias siguen, necesitas conectarlos a la operación. Agenda aquí y revisamos por dónde empezar.
Recuerda: Semáforos en verde