Que tú o tu equipo tengan que hacer reportes, es un desperdicio de tiempo. Los reportes deben generarse automáticamente desde la operación cotidiana.
Por supuesto que los reportes son indispensables, ayudan a tener una idea clara de tu entrega de valor al cliente, el avance hacia las metas del negocio, le dan tranquilidad a tu equipo, te ayudan a tomar decisiones.
Te invito a hacerte estas preguntas de tus reportes:
¿Puedes tener un reporte preciso y actualizado con un par de clics?
Sí, felicidades.
No.
Complementa con estas dos preguntas ¿en cuánto tiempo puedo tener un reporte a la mano? ¿estoy seguro que la información es actual y precisa?
El problema es cómo se generan los reportes
Con mucha frecuencia me encuentro a los gerentes o líderes de equipo, dedicando una cantidad importante de su tiempo en hacer los reportes semanales.
Si el reporte se muestra el lunes, desde el jueves comienzan con la recopilación, la información les llega por correo, en un excel o archivo compartido y de algún sistema que tengan.
Cuando ya tienen toda la información, empieza la realización del reporte, en un excel, vía el poderoso “copipeis”, se vacía la información que viene en diferentes formatos: El cuerpo del correo, whatsapp, un excel, un word, una foto del celular, un archivo de texto.
Después de un buen tiempo dedicado a que cuadre la información en el reporte, se mandan a imprimir las copias físicas y por mientras se pone en un slide de powerpoint que se tiene que mandar a otra persona que consolida todo en un powepoint.
Siempre falta alguna información: Alguien que estuvo fuera visitando a un cliente o de vacaciones, entonces, el lunes hay que llegar antes para actualizar la información.
Resultado de todo este esfuerzo: Un reporte con información desactualizada que se cuadró a mano.
Una vez en la reunión, a alguien ya no le gustó el formato del reporte, generalmente a ti dueño, solicitas un cambio para la siguiente reunión.
Cuando este patrón se repite para los gerentes de cada área, el desperdicio de tiempo es enorme y por supuesto el costo es altísimo.
Si calculas lo que cuesta hacer reportes (tiempo x costo por hora x número de reportes), los reportes generan más pérdidas que beneficios, porque para colmo muestran información pasada, reactiva, que como te comenté se cuadra a mano.
Tus directores y gerentes están en tu empresa para liderear no para cuadrar exceles
Este es el costo de oportunidad más grande, que se pasen el tiempo haciendo reportes en lugar de estar apoyando a su equipo, facilitando su trabajo, tomando decisiones, mejorando su área de responsabilidad.
Para eso están ahí, no para estar cuadrando reportes.
¿Cómo deben hacerse los reportes?
Automáticamente, sin intervención humana, a partir del trabajo cotidiano.
El paso inicial, el más importante, es definir con claridad qué información necesitas para supervisar y tomar decisiones. A nivel empresa y para cada área: Ventas, Operaciones, Administración.
Tú, directores y gerentes, necesitan entender:
- La meta para cada indicador
- El rango permitido para cada uno
- Qué variable del negocio refleja
- Cómo impacta no cumplirla
- Quién es el responsable directo de cuidarlo
Esta definición te permitirá enfocarte solo en la información importante.
El segundo paso, es identificar de manera conjunta, en qué parte de la operación se genera la información que alimenta a los indicadores. Es importante hacerlo a un nivel de detalle operativo.
El tercer paso, es definir con qué vas a recabar la información necesaria, es decir, en dónde va a registrar cada persona, para que la información se consolide. Necesitas identificar cómo aprovechar las herramientas que ya tienes.
El cuarto paso, es el más complicado, asegurarte de que todas las personas registren cotidianamente las variables que les corresponden. Por eso es importante que los directores y gerentes, sean parte de la iniciativa, porque tienen que explicarle a sus equipos la importancia de la captura cotidiana y liderearlos para que la realicen.
El quinto paso, son los reportes generados automáticamente, en un solo punto de consulta, que muestra los indicadores, si están en rango, cumplen la meta y están al día. Este punto de consulta, se alimenta automáticamente de la información de cada herramienta usada para capturar información. Te permite ver el detalle por fecha.
Quise detallar el proceso, para que estés plenamente consiente del esfuerzo a realizar y lo inicies de inmediato.
La duración y el costo de este proceso es insignificante comparado con las pérdidas que te ha generado y te seguirá generando, tomar decisiones al aire usando reportes que se hacen a mano.
Con los reportes automáticos, en cualquier momento tienes acceso a información real, precisa, viva, puedes tomar decisiones estratégicas y ser proactivo. Este beneficio se extiende a tus clientes y a todas las personas en tu empresa.
Nuestra Metodología Sin Desmadre Operativo, tiene como uno de sus ejes principales, la generación de información de valor, a partir del trabajo cotidiano.
En el checklist operativo identificamos con gran precisión y detalle, una forma ágil para que cada persona capture los datos que se convierten, en tiempo real, en indicadores estratégicos.
Búscame, para ayudarte a Recuperar tu Tranquilidad eliminando el Desmadre Operativo, en esta liga podrás entrar a un taller de libre acceso donde te explico más a detalle cómo lograrlo.
Te invito a agendar una Sesión Antidesmadre, en esta liga.
Recuerda: Reportes automáticos, inmediatos, precisos, para tomar decisiones.