Vendes. Entregas. Por un error en la matrix, nadie factura. 1 mes después te das cuenta, facturas de “urgencia”. Ya diste crédito sin querer queriendo.
El desmadre operativo provoca este error que te quita el sueño.
¿Es un problema administrativo? No
¿Entonces es operativo? No
¿Son los de ventas? No
¿Entonces de quién es el problema? De todos
Todas las áreas en tu empresa necesitan estar alineadas a la entrega de valor a tu cliente y dentro de ese valor está la cobranza oportuna de acuerdo a las condiciones pactadas.
Cuando no facturas a tiempo, afectas el valor que le entregas al cliente. Tu servicio lo entregaste completo y correcto. Sin embargo, cuando te tardas en facturar afectas el presupuesto de tu cliente, también su flujo y das una muy mala imagen.
En el mejor de los casos, alguno de tus clientes te buscará para pedirte la factura, porque es muy ordenado con su flujo. En la mayoría de los casos, los clientes solo procesan las facturas que reciben en su medio oficial, por ejemplo su portal de pagos.
Todos cobran
Con esto quiero decir, que cada persona en tu empresa debe tener claro cómo su trabajo apoya dos pilares de la empresa: Entregar valor al cliente. Cobrarle al cliente.
Entregar valor al cliente. Significa que cada persona actúe oportunamente, para que el cliente reciba el valor que adquirió en tiempo y forma.
Cobrarle al cliente. No quiere decir que todos hablen para cobrarle al cliente. Significa que todos tengan claras las actividades que se necesitan realizar, para poder cobrar al cliente oportunamente:
- Condiciones de pago aceptadas por el cliente
- Datos de facturación del cliente
- Proceso de pago del cliente
- Contacto de Cuentas por Pagar
- Método de envío de facturas: Correo o Portal
- Quién de tu empresa avisa que ya podemos facturar y qué vamos a facturar
- Dónde vamos a registrar ese aviso de entrega pendiente de facturar
- Quién va a facturar y quién enviará la factura
- Quién registrará que la entrega ya se facturó
- Confirmación con el cliente de que la factura se recibió y programó
- Seguimiento a la cobranza en la fecha pactada con el cliente
- Confirmación del depósito en firme en el banco
- Registrar que la entrega facturada ya se pagó
Pero Willy, llevamos años en la empresa, es obvio que sabemos qué hacer, además son muchos pasos, ya tenemos un ERP, es mucha burocracia y andamos muy ocupados.
Este comentario lo he escuchado 1 o 2 mil veces. Y es justo el origen del desmadre en la cobranza. Suponer que todos saben qué se tiene que hacer.
¿Estás seguro, seguro, seguro, de que cobras oportunamente todo lo que haces?
Si no lo estás, repasa con todos tus gerentes el proceso de cobranza, desde la propuesta hasta el depósito en el banco, usando como referencia el listado que te compartí, te sorprenderán las respuestas de tu equipo.
Lo más importante es que en cada paso del proceso de cobranza, especifiques al responsable, la fecha de ejecución, qué necesita recibir para ejecutar y qué tiene que entregar al responsable del siguiente paso.
Para motivarte a realizar este proceso “tedioso”, te recuerdo que en promedio el 40% de los problemas de cobranza los provoca tu empresa. Tradúcelo en pesos y tendrás miles de razones para revisar tu proceso de cobranza.
Con la metodología Sin Desmadre Operativo, tendrás un plan de acción integral de todo el proceso de negocio de tu empresa, esta claridad le permite a todo tu equipo actuar en el momento oportuno, generando muchísimo valor para los clientes, tu empresa y lo mejor de todo, aprovechando todo lo que hoy ya tienes.
Búscame, para ayudarte a Recuperar tu Tranquilidad eliminando el Desmadre Operativo:
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Recuerda: Tranquilidad = Cobrar Oportunamente.