No puedes entender la operación de tu empresa usando reportes estáticos. Mucho menos cuidarla.
Los reportes estáticos están preparados para mostrarse en pantalla o imprimirse. Para que se vean bonitos, se sacrifica la integridad de la información.
Cuando estamos arrancando con el análisis de la operación de su empresa, le pido al Dueño que me comparta reportes de ventas, operación y administración.
Los reportes siempre vienen separados, uno o varios por área, que no están relacionados entre sí.
Para empeorar la situación, tienen encabezados, logos, celdas combinadas y un porcentaje importante de información que se complementó a mano. Todos con formato diferente.
La única utilidad que tienen estos archivos, es explicarle al Dueño por qué no son útiles.
Los reportes estáticos ni siquiera puedes filtrarlos, mucho menos hacer un mini análisis.
Una vez entendido el punto, se lo explicamos a las áreas y les pedimos la información cruda, o sea, como esté en su fuente de origen.
Entonces recibimos la información de la plataforma de contabilidad, del ERP, del archivo compartido y siempre, siempre hay una persona que no quiere compartir su excel.
Por supuesto la información viene en formato: Todo por sin ningún lado.
Los nombres de los clientes son diferentes, también los de los servicios y por supuesto los montos no se parecen.
Primeros Enchilamientos
Cuando revisamos la información, el Dueño sufre los primeros enchilamientos:
- ¿Por qué no está completa la información en el ERP?
- ¿Por qué tenemos tantos archivos compartidos?
- ¿Cómo que Juanito no quiere pasarnos su excel?
- ¿Cuántos nombres diferentes tenemos para un solo cliente?
- ¿Por qué no hemos facturado estos servicios?
Antes de que aplique el Rayo Vengador, le recuerdo que justo para eso estamos analizando la información, para identificar el Desmadre Operativo y eliminarlo.
Una vez calmados los ánimos, hacemos un excel para analizar la información. Sin encabezados, sin celdas mezcladas y sin logotipos.
Solo tiene en la fila 1, los encabezados, con autofiltro y en el resto de las filas: La información.
Al principio invertimos tiempo en estandarizar los datos. Por ejemplo, Industrias Acme SA de CV aparece como: Acme, Industrias Acme, La Acme, Acmesa y todas las variaciones.
Después de un rato la información está lista para hacer una Tabla Dinámica.
Tabla Dinámica = Más Enchilamientos
Querido lector, hago una pequeña explicación para estar todos en el mismo contexto. El Excel tiene una función que se llama tabla dinámica (Pivot Table), la cual te permite hacer cruces de información muy ágilmente.
Los cruces de información provocan más enchilamientos.
A continuación ejemplos del campo de batalla, o sea, de la vida real:
Cruce de servicios, clientes, montos y meses. Muestra los ingresos que generan los servicios a lo largo del año. Puedes ordenar de mayor a menor. Y luego abrir el detalle de los clientes. Enchilamiento 1: Nuestro cliente principal nos está comprando cada vez menos. Enchilamiento 2: El servicio 4 nos genera pérdida y solo tenemos dos clientes.
Cruce de Clientes, servicios entregados, facturación, cobranza. Enchilamiento: Hay clientes que ya recibieron el servicio y no hemos facturado. Otro enchilamiento: Tenemos facturas muy viejas que no se han cobrado.
Y así podría continuar hasta completar un libro dedicado a los enchilamientos.
El gran valor de la tabla dinámica, es que todas las inconsistencias en la información ponen a la vista los vacíos en la operación.
De Tabla Dinámica a Operación Dinámica
Usando nuestro modelo integral, ajustamos la operación para que genere la información a partir del trabajo cotidiano de las personas.
El trabajo cotidiano se vive en nuestra plataforma de colaboración (Calixe) de manera que las personas tienen a la vista sus actividades y al registrar su cumplimiento automáticamente se genera la información.
Con esta información, se alimentan automáticamente las tablas dinámicas, en tiempo real y toda la operación salta a la vista.
Aquí vienen los enchilamientos de la banda.
Justo esta semana, una gerente se quejaba porque su tablero no reflejaba la realidad. Al consultar su área, saltaba a la vista que la información estaba desactualizada y la realidad solo vivía en las cabezas de ese equipo.
Todo Conectado
Las áreas de una empresa operan como un todo, son complementarias y por supuesto el trabajo cotidiano no es la excepción.
No puedes entregar un servicio a un cliente si ventas no informa cuál vendió. No puedes facturar si no te avisan que ya se dio el servicio. No puedes vender si no sabes qué servicios le convienen a la empresa.
Vender, Entregar y Cobrar es un trabajo de todas las personas, y las tablas dinámicas te ayudan a mantener todo conectado, ordenado y eficiente.
Cuando generas información consistente en la operación diaria, puedes crear todas las tablas dinámicas que necesites, para que cada área y persona tengan a la vista datos relevantes.
Por supuesto, es necesario que las personas documenten cada actividad de su trabajo, para beneficio de todos.
Querido Dueño, tu rentabilidad y tu tranquilidad no se cuidan con reportes, se cuidan con visibilidad real de tu operación diaria, a un clic de distancia.
Platiquemos cómo pasar del enchilamiento a la claridad, puedes agendar una llamada aquí.
Recuerda: Operación Dinámica