Dejar de hacer cosas que no se necesitan, es un camino muy efectivo para resolver el Desmadre Operativo.
Cuando hay problemas, de manera natural pensamos en hacer cosas nuevas para resoverlos: Un nuevo producto, atender otro mercado, contratar más personas, tener más tecnología.
Nunca cuestionamos nuestro status quo, después de todo, si la empresa sigue es porque algo estamos haciendo bien.
Sin embargo, con los mismos recursos podría estar mucho mejor, simplemente dejando de hacer cosas que entorpecen la empresa.
Te cuento la anécdota de la hoja rosa.
Hace varios años analizando un área, el responsable me dijo que estaba bien la tecnología que usaríamos, pero me preguntó cómo resolveríamos el tema de la hoja rosa.
Me explicó que para cada solicitud de factura, él recibía una hoja rosa foliada, que sellaba con la fecha y luego archivaba. Tomé nota y quedé en revisarlo.
Luego en sesión con el dueño, le pregunté por la hoja rosa, como vi que no sabía de qué le hablaba, le describí cómo era y cómo la usaban. Entonces me dijo “no me digas que todavía hacemos lo de la hojita, eso era de cuando todo era impreso y dejábamos la copia blanca para el cliente, la amarilla para operaciones, la rosa para administración”.
Entonces le comenté: “No solamente la siguen haciendo, tienen muchísimos archiveros llenos de hojas rosas”. Por supuesto, en ese momento el tema de las hojas rosas se eliminó de la operación.
Escogí este ejemplo, porque aunque sencillo, es muy representativo. Las hojas rosas se mandaban a imprimir, se procesaban, se guardaban en archiveros, ocupaban un espacio importante de almacenamiento y nadie las usaba para nada.
¿Por qué se seguían usando? Porque nadie las había cuestionado, era una costumbre de la empresa, pasada de generación en generación.
Por supuesto cuando se dejaron de hacer, se liberó tiempo, espacio físico y se ahorró dinero. Es decir, NO hacerlo fue mejor para todos.
¿Cuántas hojas rosas tienes?
Te aseguro que muchísimas. Originadas en la prehistoria de tu empresa, cuando hubo una crisis en el entorno o interna, porque así lo quería un cliente muy grande que ya no está, así lo hacía alguna persona, entre muchas otras razones.
Así es que no te agobies, es un tema normal, que simplemente requiere tu atención.
Para encontrarlas necesitas bajar a nivel de cancha, siempre están en el trabajo cotidiano, por eso es difícil verlas a simple vista.
No te recomiendo que te lances en una cruzada masiva anti hojas rosas, es mejor, empezar por tus procesos más importantes o que más están sufriendo.
Cuando pones en blanco y negro las actividades necesarias para realizar cada proceso de negocio, las hojas rosas saltan a la vista inmediatamente.
El detalle también te ayudará a ver qué herramientas necesitas complementar, mejorar o implementar.
Usando la herramienta del ranking, ordenas las hojas rosas por prioridad, impacto operativo, económico. Incluye también la lista de herramientas y tendrás un plan de acción concreto y efectivo.
¿Cómo evitar que regresen?
Usando la herramienta más poderosa del trabajo cotidiano: Visibilidad.
La visibilidad le permite a tu equipo tener claridad de sus actividades, qué se está haciendo, quién las está haciendo, cuándo, qué resultados se están obteniendo.
Una aclaración muy importante: Trabajar con visibilidad no es micromanagement, es totalmente lo contrario. En el micromanagement el foco es solamente la actividad, en la visibilidad el foco es la colaboración.
Con visibilidad, las personas tienen información inmediata de los temas que les corresponden, dependiendo de su nivel: Operativo, líder, director.
Cualquiera de ellos puede ir más a detalle, para analizar el panorama completo y realizar mejor su encargo.
Esto permite una operación ágil, eficiente, donde los problemas y riesgos se identifican rápidamente y se resuelven.
Cualquier hoja rosa salta a la vista de inmediato, así puedes evitar que se convierta en un hábito.
Al mismo tiempo saltarán a la vista mejores prácticas, que incorparás a la cultura de trabajo de la empresa.
Nuestra plataforma de colaboración Calixe, fue diseñada con este propósito, dar visibilidad total de la empresa, a partir del trabajo cotidiano.
Te recomiendo ampliamente, ir por las hojas rosas de tu empresa, cuando las elimines recuperarás dinero, ahorrarás tiempo y eliminarás riesgos.
Sabiendo qué NO hacer, ganarás más con lo que actualmente tienes.
Platiquemos más sobre las hojas rosas que puede haber en tu empresa. Agendemos una reunión en esta liga.
También puedes aprender 3 herramientas para eliminar el Desmadre Operativo, en este taller de libre acceso, da clic aquí.
Recuerda: Dejar de hacer para crecer.