En el pedir está el dar

No saber pedir las cosas provoca muchísimo Desmadre Operativo. Por la “urgencia” mandas mensajes incompletos que luego ni tú entiendes.

Lo más grave es que afectas la relación con las personas, pues generas mucha fricción y cansancio.

Un ejemplo super común es pedir por WhatsApp, en el grupo donde está todo tu equipo, con un mensaje como este: “me urge el reporte mensual”.

Vamos a analizar la ambiguedad de este mensaje:

  • ¿Estás avisando que te urge o lo estás solicitando?
  • ¿De qué mes?
  • ¿Cuál reporte mensual?: Ventas, Operaciones, Administración
  • ¿Qué formato de reporte?: Cliente, Interno o Consejo
  • Más importante aún: ¿Quién es el responsable de hacerlo?
  • Urge: ¿Fecha y Hora?

Consecuencias de este mensaje:

  • Pendiente de todos responsabilidad de nadie
  • Te enojas y mandas otro mensaje al grupo: “¿Dónde está mi reporte?”
  • Piensas: “Todo lo tengo que hacer yo”
  • Lo haces tú porque te urge

Costo de la ambiguedad:

De entrada el tiempo que perdiste tú directamente. Más el tiempo de la persona que se puso a investigar qué reporte y por eso no contestó el Whatsapp. Más el costo de oportunidad de no tener el reporte mensual a tiempo. Sale carísimo.

Ahora multiplica este costo por el número de veces que tú y tu equipo piden mal las cosas.

También considera todos los correos con copia a todo mundo, que se convierten en un lista interminable de respuestas.

Por supuesto, la ambiguedad es una gran aliada del Desmadre Operativo.

Todos en tu empresa necesitan saber pedir las cosas y tú tienes que explicarles cómo hacerlo, porque esto es la base de la colaboración y la eficiencia en tu empresa.

Para que cualquier persona en la empresa sepa pedir bien, se necesita tener claridad en varios temas:

  • Proceso de negocio desde prospección hasta cobranza
  • Quién es la persona responsable de cada paso del proceso
  • Qué información es interna y cuál es externa
  • Cuál es el medio oficial de comunicación
  • Cómo se piden las cosas en la empresa

Estos elementos son obvios para ti y un par de personas que llevan más tiempo en la empresa. El resto no los tiene claros. Por eso hay ambiguedad, confusión y desperdicio.

Así es que el primer paso, es poner en blanco y negro estos temas, explicarlos a todo el equipo, garantizar que te entendieron.

El segundo paso, es formalizar los elementos para pedir bien las cosas: Medio oficial, un solo responsable, pedido bien descrito, fecha de entrega.

Entonces en lugar de un WhatsApp: “me urge el reporte mensual”

Pedir bien es:

  • Willy Valladares
  • Favor de preparar el reporte de ventas del mes de marzo, usando el formato interno de junta operativa.
  • Fecha de entrega: Viernes 20 de mayo, 10 de la mañana

Escribes más, un poco, sí. Pero a cambio tienes la certeza de que recibirás lo que necesitas, de la manera más efectiva para ti, el resposable y toda la empresa.

Además, cuando pides bien, aprovechas la información para generar indicadores, mejorar el seguimiento y garantizar que estás cumpliendo con tu promesa de valor.

Como medio oficial, te recomiendo una plataforma de colaboración como calixe (video explicativo).

Pedir bien las cosas, mejora la relación de las personas, el ambiente de trabajo e impacta positivamente todas las dimensiones de tu empresa.

Con la metodología Sin Desmadre Operativo, tienes un instructivo claro del funcionamiento de tu empresa, que usas como referencia para que la colaboración sea efectiva y obtengas el máximo rendimiento del trabajo en equipo.

Búscame, para ayudarte a Recuperar tu Tranquilidad eliminando el Desmadre Operativo, en esta liga podrás entrar a un taller de libre acceso donde te explico más a detalle cómo lograrlo.

Recuerda: En el pedir está el dar

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