Tus Contratos están Vivos

El negocio no se cierra con el contrato firmado y archivado, más bien se abre. Cuando olvidas que están vivos, muchos contratos morirán “de repente”.

La mayoría de las urgencias y bomberazos ocurren cuando no cumplimos algún acuerdo con el cliente, acuerdo que por cierto está en el contrato.

Y es que los contratos son una lista acuerdos: Alcance, fechas, participantes, límites. 

Los acuerdos nos ayudan a trabajar con claridad y tranquilidad. En armonía y con productividad, con nuestros clientes y dentro de nuestra empresa.

Sin embargo, la mayoría de los contratos están archivados físicamente, en el archivero empolvado que está donde no estorbe, a un ladito del archivo muerto. 

La consecuencia, es que los acuerdos caen en el olvido. Los de comercial se acuerdan mejor porque ellos los hicieron, el área operativa tiene una idea por la junta de arranque y administración solo sabe que tiene que facturar.

Cuando hay un problema, se arregla de memoria, preguntando qué se acordó con el cliente, en algunas ocasiones se recurre al contrato físico, si es que lo encuentran.

En otras palabras, hay Desmadre Operativo.

Los Contratos están Vivos

No son rollo legal, no son un mal necesario, son como te comenté, una lista de acuerdos.

  • Alcance. Nos indica el compromiso que tenemos con nuestro cliente, qué incluye lo que le vendimos, cómo tenemos que entregarlo y a quién. Nos dice a quién le cobraremos.
  • Fechas. Cuándo inicia el servicio, cuándo termina, con qué frecuencia entregamos, con qué frecuencia revisamos con el cliente, cuándo facturamos, cuándo cobramos.
  • Participantes. Del cliente y nuestro equipo. Quiénes son los líderes, el equipo operativo y administrativo.
  • Límites. La parte más importante, qué no incluye nuestro servicio y qué hacer en caso de que se sobrepase un límite.

Por si esta información no fuera suficiente, muchos acuerdos necesitan documentos de apoyo, también vivos: Pólizas de seguro, registros con autoridades, presentación de información, por citar algunos.

De aquí salen las historias de terror, pasa algo con un cliente y la póliza de seguro no estaba renovada, no se presentó una información, llevamos meses entregando de más y un largo etcétera.

Para acabarla de amolar, muchos contratos se pierden porque no se renovaron, es decir, se venció la fecha del contrato, no hubo renovación y te das cuenta porque “de repente” el cliente dejó de pagar. 

¿Cómo mantener Vivos tus Contratos?

Convirtiendo los acuerdos en actividades, cada una con un solo responsable, fecha de inicio, fecha de entrega y descripción del entregable.

Siempre que comento esto, me dicen: Pero eso es mucho trabajo ¿quién lo va a hacer si andamos todos súper ocupadisísimos?

Normalmente les sugiero que reflexionen usando estas preguntas:

  • ¿Cuánto te cuesta no hacerlo? 
  • ¿Cuánto cuesta perder un cliente? 
  • ¿Cuál es el riesgo económico de no tener una póliza de seguro al día?
  • ¿Cuánto dinero más quieres perder?

La forma más efectiva de gestionar actividades es usar una plataforma de colaboración, por supuesto te voy a recomendar CALIXE, tengo ese sesgo natural =).

Sin embargo, antes de subir todo a una plataforma de colaboración, es muy importante que repases tus contratos actuales con las 3 áreas de tu empresa: Ventas, Operaciones y Administración, para que todos estén en la misma sintonía, detecten áreas de oportunidad y soluciones.

También revisa qué tan alineados están los machotes de nuevos contratos con el modelo de negocio, actualízalos y comunícalo a todo el equipo.

Una vez hecha esta preparación, traduce los acuerdos de los contratos a actividades vivas en CALIXE. Habrá actividades futuras, recurrentes, automáticas, todas agrupadas en un contrato de servicio con responsables y fechas de entrega. Cotidianamente cada persona tiene a la vista las actividades a realizar para mantener vivo cada contrato. Automáticamente se generan reportes informativos que incluso puedes compartir con tus clientes.

Me pongo a tus órdenes para ayudarte a volver tus Contratos a la Vida, en dos pasos: 1) Eliminando el Desmadre Operativo 2) Usando CALIXE para mantener vivos y saludables los contratos.

Recuerda: No dejes morir tus Contratos

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