¿Diriges por WhatsApp?

Este es uno de los principales orígenes del desmadre operativo. Generas ambiguedad, urgencias, pérdida de tiempo y no puedes dar seguimiento.

El WhatsApp es el aliado de las urgencias y las causas desesperadas. Es una lista interminable de mensajes mezclados con memes y chistes.

Mandar un WhatsApp diciendo “Mándame el reporte” es un auténtico desperdicio de tiempo. Porque el receptor no tendrá idea de qué se le pide, el emisor se enoja si le preguntan y se pierde muchísimo tiempo poniéndose de acuerdo.

La facilidad e inmediatez de los medios de comunicación han empeorado la comunicación.

Lo mismo aplica para los correos con copia a todos, exceles y hasta SMS, son el cáncer de la colaboración.

Es que es inmediato

Lo único inmediato es la generación de desmadre, porque los mensajes son ambiguos y siempre necesitas invertir más tiempo en explicar o encontrar lo que se necesita.

El WhatsApp es una herramienta de mensajería instantánea ideal para compartir una ubicación, avisar que llegaste, mandar memes. En esencia no está hecha para dirigir.

Cuando la usas para dirigir provocas distracciones, rompes los planes de trabajo y de cualquier manera no recibes lo que necesitas. Por si esto fuera poco, es el medio ideal para que te deleguen cosas.

Recomendación Inmediata

  • Dejar de pedir y contestar cosas importantes por WhatsApp.
  • Apagar las palomitas azules.
  • No contestar de inmediato a todos los mensajes.
  • Define un tiempo específico para contestar mensajes.

¿Recuerdas cómo dirigías sin WhatsApp? Mandando correo con copia a todos. Tampoco esto funciona.

Entonces cómo le hago

Es fundamental que tengas claramente definidas las responsabilidades y tareas de cada área de tu empresa. Así como definir reglas claras de comunicación.

Si cada persona sabe qué hacer y cuándo, realmente no necesitas estar recordándoles su trabajo. Así tú puedes enfocarte en el tuyo, que por cierto nadie más puede hacer.

Te recomiendo que te apoyes en una herramienta de colaboración (como calixe), donde todas las actividades están en un punto central y distribuido en cada responsable. De esta forma, puedes ver desde un solo lugar la situación de cualquier dimensión de tu empresa: Clientes, proyectos, áreas, personas. Los reportes se generan automáticamente.

Números ¿Cuánto pierde la empresa cuando usas WhatsApp para dirigir?

Aunque no existe una estadística precisa, te paso estas preguntas para que obtengas una propia. Aplícala pensando solo en las dos primeras horas en tu oficina.

  • ¿Cuánto tiempo inviertes en aclarar pedidos que hiciste por WhatsApp?
  • ¿Cuántos minutos pierdes en interrupciones de WhatsApp?
  • ¿Cuántas minutos interrumpes a tu equipo de trabajo?
  • ¿Cuánto te tardas en buscar una evidencia?

Suma todos los minutos y tendrás el total de tiempo perdido. Multiplícalo por el valor de tu hora. Es un número muy alto, para las primeras dos horas del día. Ahora multiplícalo por todas las horas de tu jornada y la de tu equipo de trabajo. El resultado es lo que te está costando usar WhatsApp para dirigir.

Búscame, juntos eliminaremos el desmadre operativo, poniendo en blanco y negro las tareas de cada persona y área de tu empresa. Así podrás dedicarte a crecer tu empresa, sabiendo que opera como lo planeaste.

Recuerda: El WhatsApp es para mandar chistes y direcciones.

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